档案人员基本业务知识讲座(8)

档案人员基本业务知识

3、统一管理原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当履行“统一管理本单位的档案”的职责，建立科学的、统一的档案工作规章制度，不宜分别按档案种类或部门编写档案工作规章制度。

4、纳入协调原则。一个单位档案工作规章制度编写，应当列入本单位规章制度或标准之中，成为其组成部分，应作为单位规章制度或标准发布，不得与单位其他规章制度或标准相互矛盾。同时，档案和档案工作方面的相关内容也应当列入单位其他相关规章制度或标准之中。

（二）档案工作规章制度编写的方法

档案工作规章制度编写的方法可概括为以下五个方面：

1、学习材料。档案工作人员要认真学习有关档案工作的法律、法规、规章、标准和国家有关方针政策，参考其他单位的档案工作规章制度。

2、调查研究。在学习有关材料的基础上，档案工作人员应进行深入细致的调查研究，了解本单位各部门工作和活动的主要内容及其形成的各种形式的历史记录。

3、草拟初稿。经过学习材料和调查研究之后，档案工作人员应进行档案工作规章制度的草拟初稿工作。

4、征求意见。档案工作规章制度的初稿拟出之后，应就其科学性和可行性广泛征求本单位各部门和有关人员的意见，经过深入的分析研究，采取正确的意见，对初稿进行修改，形成定稿。

5、审查批准。定稿后的档案工作规章制度，在本单位领导审查、履行了批准手续后，即可作为本单位的规章制度印发执行。

（三）档案工作规章制度的构成

一个单位档案工作规章制度的表现形式可以不同，可以是综合性的，也可以是单项配套的，但其构成的基本内容不应重复。档案工作规章制度的构成可概括为以下两个方面：

1、档案工作组织管理

这里所讲的档案工作组织管理，是就一个单位内部档案工作如何组织管理而言。具体包括档案工作的领导关系、档案机构及其职责和奖励与处罚等方面内容。

档案工作的领导关系。各单位在编写时，应当依法明确一位领导分工负责档案工作。 档案机构及其职责。各单位在编写时，应当依法设置统一管理本单位档案的专门机构和依法明确档案机构的职责。档案机构的职责，可以依法结合本单位实际情况确定。

奖励与处罚。各单位在编写时，应当依法和结合本单位实际情况，明确奖励与处罚的条款。

2、档案管理

这里所讲的档案管理，是指单位档案机构对档案实体和档案信息开发等项业务工作进行的管理。制度内容包括文件材料归档、档案鉴定与销毁、档案整理、档案保管与保护、档案利用、档案统计等方面内容。

文件材料归档。包括归档责任、归档范围、归档时间、归档份数、归档文件整理标准、归档手续等。

档案鉴定与销毁。包括档案鉴定的标准、组织和销毁等。

档案整理。包括档案系统分类、档案检索等。

档案保管与保护。包括档案的库房管理、安全检查、技术保护等。

档案利用。包括档案的利用范围、利用方式、利用要求、借阅手续、编写参考资料和保密要求等。

档案统计。包括档案统计的指标、时间、要求和档案工作原始记录的管理等。

复习思考题：

1、什么是档案？什么是文书档案？什么是科技档案？什么是专门档案？