档案人员基本业务知识讲座(18)

档案人员基本业务知识

文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等7项。

序号：指该件文件在案卷内的排列顺序号。用阿拉伯数字从“1”开始依次标注卷内科技文件材料件数的顺序。

文件编号：填写科技文件材料的文号或图样的图号、设备代号、项目代号等。

文件材料题名：填写每件科技文件材料标题的全称，一般应照实抄录。个别的不能反映科技文件材料内容的标题，要重新拟定一个，放在原标题之后并加上括号。

日期：填写科技文件材料的形成日期。如2003年7月28日则填写为20030728。

页号：填写每件科技文件材料首尾页上标注的页号。

备注：对有关科技文件材料的特殊情况或其他事项的说明。

5、卷内备考表的编制。卷内备考表是用来记载和说明归档前后案卷内科技文件材料基本情况和变化情况的表格。卷内备考表排列在卷内科技文件材料之后。其内容包括：互见号、说明、立卷人及日期、检查人及日期。

编制时，互见号应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号，档号后应注明档案载体形式并用括号括起。说明包括案卷内科技文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题，如卷内文件的更改、补充、移出、缺损、销毁等问题。立卷人及日期应由立卷人签名并填写完成立卷的日期。检查人及日期应由案卷质量审核者签名并填写审核的日期。

6、案卷的装订。案卷可采用装订和不装订两种形式。凡采用内封面形式的案卷均应进行装订。不装订的案卷，应在卷内每件科技文件材料首页的右上角加盖档号章。

装订案卷时，案卷内不同幅面的科技文件材料要折叠为统一幅面，破损的要先修复。幅面一般采用国际标准A4型或B5型。图纸采用手风琴式折叠成A4幅面，图纸的标题栏外露在右下角。案卷内不允许有金属物。

七、科技档案的整理

科技档案整理工作的内容，主要包括科技档案的分类、案卷的排列和编制科技档案号。

（一）科技档案的分类

科技档案的分类一般分两步进行。第一步：对库藏的全部科技档案，按种类设置一级类目或大类。如将某单位全部科技档案划分为科研档案、产品档案、基建档案和设备档案四个一级类目或四大类。第二步：对每种科技档案进行分类。科技档案最基本的分类方法有六种：

1、工程项目分类法。工程项目分类法的特点是同一个工程项目的全部科技档案集中在一起，反映一个工程项目全貌，便于按照工程项目查找和利用科技档案。它适用于对基本建设档案的分类。工程项目分类法就是把本单位的全部基建档案，按工程项目为分类单元，划分科技档案类别的方法。

2、型号分类法。型号分类法，是指将一个单位的全部产品档案、设备仪器档案按产品或设备的不同种类、不同型号划分类别的方法。型号分类法特点是同一个型号的产品档案或设备仪器档案集中在一起，保持其完整成套，反映一个产品或一个设备的全貌及其各个部件的性能、结构，便于成套地利用产品档案和设备仪器档案。它适用于对产品档案或设备仪器档案的分类。

3、课题分类法。课题分类法的特点是同一个科研课题档案集中在一起，能够系统地反映出科研课题的全部工作活动和历史过程，便于按课题保存和查找利用档案。它适用于对科研课题档案的分类。课题分类法，是指将一个单位的全部科研档案按独立的课题划分类别的方法。

4、专业分类法。专业分类法，是指将一个单位的全部科技档案按其所反映的不同专业性质划分类别的方法。专业分类法的特点是同一专业性质的科技档案集中在一起，便于从专业角度查找和利用科技档案。它适用于对标准化、通用化的科技档案的分类。