档案人员基本业务知识讲座(11)

档案人员基本业务知识

和归档章两个栏目。题名要填写完整的文件标题。没有标题或标题不规范及组合件都要重新拟制标题，拟制标题以能准确揭示文件主要内容为准，并加“[ ]”。会议材料要体现会议名称和文件的对应关系。

（四）分类，归档文件采用年度—保管期限进行分类，即先将归档文件按其形成年度分开，同一年度的按保管期限分开。

（五）排列，同一年度、同一保管期限的归档文件按机构（或问题）排列；同一机构（或问题）的按事由结合时间、重要程度等排列。

（六）编号，同一年度、同一保管期限的归档文件编制一个顺序号。即按现行保管期限的种类，每年要编制永久、长期、短期各自独立的流水号。提请各位注意，这是我们长春地区文书档案立卷改革变化较大的地方。

（七）编制目录 归档文件按照分类方法和室编件号顺序编制归档文件目录。同一年度同一期限的归档文件编制一本目录。如果同一年度内两种不同期限的两套目录合订为一本，不可省略单独成本装订时的用表。

一本归档文件目录由目录封面、目录和备考表组成。用纸幅面为A4型（长297mm,宽210mm）归档文件目录编制结束后，为避免损坏应使用文件夹夹起来。下面分别介绍三种用纸的填写内容及方法。

1、归档文件目录封面（视图），包括四个项目，全宗名称，填写立档单位规范化简称或全称；年度、保管期限、机构或问题填写内容和方法与“归档章”相同。

2、归档文件目录（视图），在“归档文件目录封面”之后，包括七个项目。

件号：填写方法同归档章的室编件号。

责任者：用全称或规范化简称填写制发文件的组织或个人作者。联合发文的以文号单位为准；组合件以排列的首份文件责任者为准。

文号：填写文件的发文字号。要照实抄录，代字、年度、顺序号均不得省略。

题名：填写内容与方法与“文件封皮”题名项的填写方法相同。

日期：用八位阿拉伯数字填写文件制成时间，文件没有月、日的用“0”顶位。填写空间不够，表示月、日的数字可以回行填写，即写两行。例如：成本会议记录为一件时，登记日期项标注记录的形成年度，月、日以“0”顶位；一年内相同内容形成多本记录的，在标题上标注起止月份。次年填报的报表，登记日期以报表填报时间为准。

组合件填写件内最后形成文件的时间。例如：两份以上文件组合成件的，以装订时排前的文件日期为准（即以复文、正本、正文的日期为准），复文在前来文在后，登记时间以复文日期为准。

页数：用阿拉伯数字填写该份文件的总页数（含发文用纸、文件处理单）。改革后的归档文件不用单独编写页号，但要累加页数，防止在管理和借阅中散失丢页。组合件的页数为每份文件页数的总和。计算页数时以文件中具有图文的页面为一页。

备注：填写该文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、销毁情况等。

3、归档文件目录备考表（视图）位于“归档文件目录”后，有七个项目：

全宗号、年度的填写内容与方法同前。

目录页数：填写归档文件目录的总页数。

登记件数：填写归档文件目录中件号栏的尾数。

情况说明：填写文件目录在形成及管理中需要说明的情况。

编制人：归档文件目录形成的责任人签名。

编制时间：用八位阿拉伯数字填写文件目录编制的时间。

（八）装盒将归档文件按保管期限和室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊与备考表项目。不同保管期限的归档文件不允许装入同一档案盒。