档案人员基本业务知识讲座(16)
时间:2025-07-10
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档案人员基本业务知识
四、科技文件材料归档的份数和手续
1、科技文件材料归档的份数。凡是需要归档保存的科技文件材料,一般归档一份。重要的和使用频繁的科技文件材料,应根据需要,制作一份或两份以上副本,随同正本一起归入档案室,专供日常借阅使用。
2、科技文件材料归档的手续。交接双方应依照归档目录,逐卷清点核对并由接收人检查案卷质量。在数量和质量无误的前提下,交接双方要分别在归档目录签字盖章。
五、科技文件材料归档的控制措施
1、实行“三纳入”。“三纳入”,是指各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序;纳入科研、生产、基建等计划;纳入有关部门和有关人员的职责范围。
2、实行“四同步”。“四同步”,是指各单位在开展各项工作时与建档工作同步。即:下达计划任务同时提出科技文件材料的归档要求;检查计划进度同时检查科技文件材料形成情况;评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提取考核,档案部门同时出具专题归档情况证明材料。
3、实行“五参加”。“五参加”,是指各单位档案部门应当参加本单位重要计划工作会议;参加工程竣工验收工作;参加设备开箱工作;参加科研课题成果鉴定会;参加产品鉴定会。
六、科技文件材料的立卷
科技文件材料的立卷,应依照国家档案局2000年颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准执行,结合本地区、本系统、本单位的实际进行组卷。
(一)组卷原则
科技文件材料组卷原则是:遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件材料的有机联系,便于档案的保管和利用。
(二)组卷要求
1、案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。
2、案卷内科技文件材料要齐全完整、准确。
3、案卷内科技文件材料的书写材料要符耐久性要求。
(三)组卷方法
1、直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。
2、产品、科研课题、基建项目、设备仪器科技文件材按其结构或阶段等分别组卷。
3、引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
4、一个单位保存一套相关的通用图、标准图,并单独组卷。
5、底图以张为单位单独保存和管理。
6、产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。
7、设备维修中形成科技文件材料单独组卷。外购设备中随机文件材料可以单独组卷。
(四)案卷内科技文件材料的排列
1、图样(纸)材料的排列
图样材料的排列有二种情况:一是对有图样目录的图纸排列,可以按图样目录的顺序进行排列;二是对于没有图样目录的图纸,可以按总体与局部的关系顺序进行排列。如机械产品图纸可以按总图—组件图—部件图—分部件图—零件图的顺序进行排列;基建工程图纸可以按总平面图—系统图—平面图——样图的顺序进行,也可以按建筑—结构—电气—水暖—通风—装饰的顺序进行排列;气象、水文图样也可以按图样的比例尺大小的顺序进行排列,也可以按其反映的地域顺序进行排列。
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