档案人员基本业务知识讲座(16)

档案人员基本业务知识

四、科技文件材料归档的份数和手续

1、科技文件材料归档的份数。凡是需要归档保存的科技文件材料，一般归档一份。重要的和使用频繁的科技文件材料，应根据需要，制作一份或两份以上副本，随同正本一起归入档案室，专供日常借阅使用。

2、科技文件材料归档的手续。交接双方应依照归档目录，逐卷清点核对并由接收人检查案卷质量。在数量和质量无误的前提下，交接双方要分别在归档目录签字盖章。

五、科技文件材料归档的控制措施

1、实行“三纳入”。“三纳入”，是指各单位应当把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序；纳入科研、生产、基建等计划；纳入有关部门和有关人员的职责范围。

2、实行“四同步”。“四同步”，是指各单位在开展各项工作时与建档工作同步。即：下达计划任务同时提出科技文件材料的归档要求；检查计划进度同时检查科技文件材料形成情况；评审鉴定成果同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况；上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提取考核，档案部门同时出具专题归档情况证明材料。

3、实行“五参加”。“五参加”，是指各单位档案部门应当参加本单位重要计划工作会议；参加工程竣工验收工作；参加设备开箱工作；参加科研课题成果鉴定会；参加产品鉴定会。

六、科技文件材料的立卷

科技文件材料的立卷，应依照国家档案局2000年颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》标准执行，结合本地区、本系统、本单位的实际进行组卷。

（一）组卷原则

科技文件材料组卷原则是：遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

（二）组卷要求

1、案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产、科研、基建、设备及其管理活动的真实情况。

2、案卷内科技文件材料要齐全完整、准确。

3、案卷内科技文件材料的书写材料要符耐久性要求。

（三）组卷方法

1、直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。

2、产品、科研课题、基建项目、设备仪器科技文件材按其结构或阶段等分别组卷。

3、引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。

4、一个单位保存一套相关的通用图、标准图，并单独组卷。

5、底图以张为单位单独保存和管理。

6、产品更新换代或更换零部件时，保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后。

7、设备维修中形成科技文件材料单独组卷。外购设备中随机文件材料可以单独组卷。

（四）案卷内科技文件材料的排列

1、图样（纸）材料的排列

图样材料的排列有二种情况：一是对有图样目录的图纸排列，可以按图样目录的顺序进行排列；二是对于没有图样目录的图纸，可以按总体与局部的关系顺序进行排列。如机械产品图纸可以按总图—组件图—部件图—分部件图—零件图的顺序进行排列；基建工程图纸可以按总平面图—系统图—平面图——样图的顺序进行，也可以按建筑—结构—电气—水暖—通风—装饰的顺序进行排列；气象、水文图样也可以按图样的比例尺大小的顺序进行排列，也可以按其反映的地域顺序进行排列。