档案人员基本业务知识讲座(20)

档案人员基本业务知识

②会计核算材料是各单位财务管理部门在财经活动中，按照一定的规律和程序而直接形成的各种财经信息材料的总称。

2、归档范围 —归档是会计档案管理的前提和基础。归档时要遵循会计核算工作的规律，力求归档及时、完整和准确。

会计档案属于专门档案，只有会计凭证、会计帐簿和财务报告等核算专业材料（银行存款余额调节表、银行对帐单等），才属于会计档案的归档范围。它包括纸质材料和磁性、光盘等介质材料。而在财务管理活动中形成的其他文件材料，如政策法规、财务计划、工作总结、请示批复、制度办法等，均不属于会计档案归档范围，应按文书档案管理办法执行。 根据《会计档案管理办法》，会计核算材料的归档范围应包括：

①会计凭证。会计凭证是在会计核算活动中形成的，用来记录经济业务、明确经济责任、作为记帐依据的书面证明。 按填制的程序和用途可分为原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

原始凭证——是经济活动发生的最初书面证明，如发货票、收货单、银行通知书等；它是经济活动的基本记录；是会计档案的原始材料和重要依据。原始凭证按其来源可分自制和外来两种。

记帐凭证——是会计部门为简化记帐手续，根据原始凭证编制的一种记帐凭证。这是分录经济业务，控制原始凭证和记录帐簿的直接依据。

②会计帐簿。会计帐簿是以会计凭证为依据，连续、系统、全面地记录经济业务的簿籍，是编制财务报告的重要依据。

会计帐簿分为：总帐（也称总分类帐）、明细帐（如现金日记帐、银行存款帐、经费支出明细帐等）、固定资产帐、辅助帐簿（也称备查帐簿）等。

（总帐：它是概括资金运用和资金来源增减变化的总括帐簿，反映资金全貌，考核资金平衡，控制所有帐簿。明细帐：是根据会计科目设置(分类记帐)，反映各种资金运用、资金来源、费用、成本和收入明细情况的帐簿。日记帐：又叫序时帐(时间顺序记帐)，包括库存现金和银行存款日记帐，也就是现金帐和银行存款帐。）

会计帐簿在外形上有三种：订本式、活页式、卡片式。

③财务报告。财务报告是根据日常会计核算材料定期编制的，综合地反映一定时期的资产、负债的所有者权益状况，以及某一特定时期的经营成果和现金流动情况的书面文件。

财务报告是非常重要的核算材料。它的种类很多，按报告的编制时间分为：月报、季报、年报。按编制单位可分为单位财务报告、财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告；在归档中需要注意的是，会计报表、附表及相关的编制说明，文字补充材料，都应该视为财务报告的组成部分，一并归档不要遗漏。

会计报表是反映单位和部门资金运用和财务情况的报告，也是对单位和部门经济活动的全面总结，为了便于单位领导和上级主管部门了解情况和提出改进意见，在报送会计报表时还要编写决算说明书。编写的要求是：对年度进行全面分析、对季度的说明要抓住重点问题进行扼要分析、对月份决算一般不编写说明书，但要有突出的问题，也应作简要文字说明。 ④其他核算材料。有《会计档案管理办法》中规定的银行存款余额调节表、银行对帐单和其他应保存的会计核算专业材料，如会计档案移交、保管、销毁清册（或叫三种目录）。

3、归档时间—是指会计机构将会计核算材料按照归档要求整理后向本单位档案机构移交的时间。各单位应当按照既要保证会计档案的完整与安全，又要方便财务部门查阅的原则来确定归档时间。《会计档案管理办法》规定：“当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管。”一般情况下，当年形成的会计核算材料，在会计年度终了后，即应整理归档。 在执行归档时间时应注意两点：