档案人员基本业务知识讲座(21)

档案人员基本业务知识

①每个单位应明确会计档案具体的归档时间。档案部门应与会计部门进行协商，从实际出发，确定会计核算材料在会计部门保存的时间，并列入会计档案管理制度，以便于实施。

②虽然会计核算材料的实体可暂由会计机构保管一段时间，但是每年年初，会计部门应把上一年的会计档案保管清册（案卷目录），先向档案部门移交一份。其目的是便于档案机构掌握会计档案的形成数量、内容和价值，以加强档案工作的综合管理。

4、归档要求

①真实、准确。相关手续（签字）完备。密封—会计凭证、会计帐簿、财务报告等的装订须做密封处理。签字—会计帐簿、财务报告按会计工作规定需有经手人员、主管会计或会计机构领导人的签字盖章，以示负责，保证材料的真实性和准确性。

②保持原封。会计档案属专门档案，涉及法律和经济责任，因此移交归档的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案部门应会同会计部门及经办人员共同拆封整理，以分清责任。

③数量齐全。归档移交会计核算材料时，会计机构和档案机构要逐卷认真清点，严格交接手续，双方签字。

④书写材料耐久。归档的会计核算材料，要用耐久的墨水、纸张书写，且要去掉易腐蚀纸张的金属物。

5、电算化材料归档

会计电算化是指由会计人员操作会计软件,使用电子计算机替代人工来完成会计工作

的活动。由于磁性载体的信息存储的高密度性、信息的非人工只读性以及对系统的依赖性等特点，决定了电算化核算材料在归档内容和要求上有别于传统的纸质会计核算材料。

（1）电算化会计核算材料的归档范围：

根据1996年财政部制定颁发的《会计电算化工作规范》和1998年的《会计档案管理办法》，电算化会计核算材料归档范围主要有三部分：

①存储在磁性介质或光盘上的会计核算数据。

②打印输出的纸质载体的会计核算材料。

③会计软件的全套文档资料以及会计软件程序。

要注意的是，电算化核算材料的归档要求是“双轨制”，即电子核算材料、打印输出的纸质核算材料一并归档。另外，会计软件的文档及软件程序，也应作为电算化核算材料的重要组成部分，不可缺少。（这是因为有应用软件，才能打开存储在媒介上的数据）

（2）电算化会计核算材料归档的特殊要求

①磁性介质或光盘等电子文件，应作防写处理。

②为了保证会计档案的完整性、安全性，归档的会计核算数据要进行双备份，即归入档案机构的磁盘或光盘应是两套。一套封存保管，另一套作为日常提供利用使用。

③打印输出的纸质载体的会计核算材料，必须有经手人员和会计主管人员的签字或盖章，以保证其真实性、准确性。

④打印输出的纸质载体的会计核算材料，须字迹清晰，方便查阅和利用。

二、会计档案的整理和编目

(一)整理原则：遵循会计核算材料的规律和特点，保持会计核算材料的有机联系，充分利用原有的整理基础，便于保管和利用。

会计档案的整理原则——首先，会计档案的整理要符合会计工作的专业要求，遵循其专业管理的规律。原则上要保持会计部门形成会计核算材料的基础，原卷册尽可能不要拆封，个别需要拆封的，要会同会计管理部门及经办人共同进行。其次，根据《会计法》的规定，会计档案的整理工作应由财务管理部门进行。档案人员（指档案部门）不能包办代替、独立地进行会计材料的整理、组卷工作。档案管理部门要积极配合，做好业务指导、监督和检查。