档案人员基本业务知识讲座(10)

档案人员基本业务知识

工作程序：①件的确定；②归档章内容的填写；③装订（件内文件）；④分类（按年度和期限）；⑤排列（机构或问题—时间顺序—重要程度）；⑥编号（永、长、短三个顺序号）；⑦编目（编制目录）；⑧装盒。

（一）件的划分“件”是归档文件的整理单位，原则上单份文件为一件。具体情况可根据需要，按下述方法处理（区分5种情况）：

1、正本与定稿，为一件，正本与附件为一件，正本与文件处理单为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件。

2、来文与复文。同年度的（请示与批复、来函与复函）一件；跨年度的作为两件分别存放于形成年度，并在各自的“归档文件目录”备注栏中分别注明。

3、成册的材料,书刊、简报、图册、报表、名册、会议纪要、会议记录等成套性材料一册为一件；采用活页用纸的会议记录，一次会议的记录为一件。

4、不宜分开的材料，如：一个会议的文件、案件材料、行政审批材料等视其数量多少，可以分别作为一件或多件；

5、格式相同的单页表格，如登记表、审批表等，此类表格多份合并为一件的，要遵循方便利用的原则，可按一定的特征组合成一件，（像涉及人员的审批材料，可按区域、系统、部门、职务、职称等等）。

件的划分总体讲是灵活的，要根据各单位及文件材料的具体情况来确定。

(二)归档章的使用。归档文件按“件”确定之后，在归档文件首页的上端空白处加盖归档章。 对于珍贵文件，如领导、名人的题字、题词等，要编制文件说明，与文件同时存档，并在文件说明的上方空白处加盖归档章。下面介绍下归档章的内容和填写方法：（视图：长45mm,宽16mm）

全宗号：上栏左侧，填写档案馆给立档单位编制的全宗代号（全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即一个单位全部档案的总和。全宗号，全宗的代号，由档案馆编制，一个单位全部档案的代号）。

年度：上栏中间，用四位阿拉伯数字标注文件的归档年度。

室编件号：（件号，即文件的排列顺序号）上栏右侧，填写立档单位当年同一保管期限文件的排列顺序号。

*机构或问题：下栏左侧，全宗内档案按机构或问题划分档案种类的，填写机构或问题的规范化简称。

保管期限：下栏中间，填写归档文件的保管期限。

（目前，仍然执行国家局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，即永久、长期、短期三个期限。2000年11月国家档案局下发了《关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定》征求意见稿（档办[2000]121号）期限分为永久和定期，定期内又分为50、30、15和5年四个期限；省档案局于2001年下发了《吉林省机关文书档案保管期限的规定》试行标准，期限分为永久和定期。我们有的单位八十年代中期实行了“三位一体”的两分法，这些单位实施《规则》时，取消“三位一体”立卷用纸。期限上仍然延续永久、定期两分法，待国家局的档案保管期限新规定实施后再行落实办法。）

*馆编件号：下栏右侧，进馆时按档案馆要求填写。

（三）装订方法——“件”内文件的装订。归档文件要按件装订。从整体上确定“件”的形态。用来固定文件的页数，便于保管和利用。装订时正本在前，定稿在后；复文在前，来文在后；正件在前，附件在后。长期以上的归档文件要用符合档案保护要求的材料装订。 一是粘贴，粘贴位置在文件左上角；二是线订，对文件份数较多的组合件，可附上文件封皮，用“三点一线”的方法在文件左侧装订。由印刷厂装订的文件、书刊等材料可不再重新装订。 多份文件组合成件的要加订文件封皮，这里介绍下文件封皮填写方法(A4纸型)，包括题名