档案人员基本业务知识讲座(10)

时间:2025-07-10

档案人员基本业务知识

工作程序:①件的确定;②归档章内容的填写;③装订(件内文件);④分类(按年度和期限);⑤排列(机构或问题—时间顺序—重要程度);⑥编号(永、长、短三个顺序号);⑦编目(编制目录);⑧装盒。

(一)件的划分“件”是归档文件的整理单位,原则上单份文件为一件。具体情况可根据需要,按下述方法处理(区分5种情况):

1、正本与定稿,为一件,正本与附件为一件,正本与文件处理单为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件。

2、来文与复文。同年度的(请示与批复、来函与复函)一件;跨年度的作为两件分别存放于形成年度,并在各自的“归档文件目录”备注栏中分别注明。

3、成册的材料,书刊、简报、图册、报表、名册、会议纪要、会议记录等成套性材料一册为一件;采用活页用纸的会议记录,一次会议的记录为一件。

4、不宜分开的材料,如:一个会议的文件、案件材料、行政审批材料等视其数量多少,可以分别作为一件或多件;

5、格式相同的单页表格,如登记表、审批表等,此类表格多份合并为一件的,要遵循方便利用的原则,可按一定的特征组合成一件,(像涉及人员的审批材料,可按区域、系统、部门、职务、职称等等)。

件的划分总体讲是灵活的,要根据各单位及文件材料的具体情况来确定。

(二)归档章的使用。归档文件按“件”确定之后,在归档文件首页的上端空白处加盖归档章。 对于珍贵文件,如领导、名人的题字、题词等,要编制文件说明,与文件同时存档,并在文件说明的上方空白处加盖归档章。下面介绍下归档章的内容和填写方法:(视图:长45mm,宽16mm)

全宗号:上栏左侧,填写档案馆给立档单位编制的全宗代号(全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。即一个单位全部档案的总和。全宗号,全宗的代号,由档案馆编制,一个单位全部档案的代号)。

年度:上栏中间,用四位阿拉伯数字标注文件的归档年度。

室编件号:(件号,即文件的排列顺序号)上栏右侧,填写立档单位当年同一保管期限文件的排列顺序号。

*机构或问题:下栏左侧,全宗内档案按机构或问题划分档案种类的,填写机构或问题的规范化简称。

保管期限:下栏中间,填写归档文件的保管期限。

(目前,仍然执行国家局1987年颁发的《关于机关档案保管期限的规定》,即永久、长期、短期三个期限。2000年11月国家档案局下发了《关于机关文件材料归档范围和档案保管期限的规定》征求意见稿(档办[2000]121号)期限分为永久和定期,定期内又分为50、30、15和5年四个期限;省档案局于2001年下发了《吉林省机关文书档案保管期限的规定》试行标准,期限分为永久和定期。我们有的单位八十年代中期实行了“三位一体”的两分法,这些单位实施《规则》时,取消“三位一体”立卷用纸。期限上仍然延续永久、定期两分法,待国家局的档案保管期限新规定实施后再行落实办法。)

*馆编件号:下栏右侧,进馆时按档案馆要求填写。

(三)装订方法——“件”内文件的装订。归档文件要按件装订。从整体上确定“件”的形态。用来固定文件的页数,便于保管和利用。装订时正本在前,定稿在后;复文在前,来文在后;正件在前,附件在后。长期以上的归档文件要用符合档案保护要求的材料装订。 一是粘贴,粘贴位置在文件左上角;二是线订,对文件份数较多的组合件,可附上文件封皮,用“三点一线”的方法在文件左侧装订。由印刷厂装订的文件、书刊等材料可不再重新装订。 多份文件组合成件的要加订文件封皮,这里介绍下文件封皮填写方法(A4纸型),包括题名

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