档案人员基本业务知识讲座(13)

档案人员基本业务知识

当于3亿个汉字；而一张DVD光盘一般在5~12G的容量,相当于10~20张CD光盘、30亿个汉字。

2、电子文件可共享性强，通过计算机网络系统能同时提供给众多用户利用；这在纸质文件的传阅上是无法办到的。

3、电子文件网上传输速度快，可利用其非实体归档的特性，应用网络技术，短时间内完成电子文件的收集、整理归档等任务。一封千字左右的电子邮件，经网络传输可在几分钟之内，传递到全球任何拥有计算机并联网的地方。

（二）计算机技术在档案部门的应用范围

1、档案目录信息计算机管理——档案目录信息管理是档案管理中最基础的一项任务。它对计算机软硬件要求不高，投资不大，在档案目录信息数据的准备和检索软件设计上尽可能提高检索速度和查准率、查全率。

2、文件、档案一体化管理——随着计算机进入办公室，文件处理和档案管理两个阶段工作联系更加紧密。文档一体化管理系统，几乎包括了文件处理和归档的全部业务工作，节省人力及时间，提高工作效率。

3、档案全文存储与检索——电子文件及电子档案的出现，档案全文储存及检索将会急骤增多。国家档案局在《全国档案信息化建设实施纲要》-2002，要求加快档案目录数据库和全文数据库建设，以满足社会利用档案快速检索的需要。

4、多媒体档案信息集中统一管理¬——计算机多媒体技术指对文字、图形、声音、静态图像、动态影像等信息进行集中统一处理的综合性技术。它以数字压缩技术为基础，一般采用大容量光盘为存储器。

5、档案业务计算机辅助管理——它是指档案管理的各个环节工作内容。应用计算机系统掌握档案业务工作的管理信息及动态变化情况，对提高档案管理工作效率和增强预测能力将会起到非常重要的作用。目前已有计算机“全国档案事业基本情况统计系统”、“档案借阅归还系统”等应用软件。我局与北京市博阳信息工程研究所开发的《GE2004档案管理》软件兼顾档案新老管理方法、电子目录和全文数据储存的计算机辅助管理软件。

6、档案编研计算机辅助管理——帮助编研人员选题、筛选和摘录档案内容、在网络上远程传递等等，可加快档案编研速度、提高编研质量、推动档案编研工作的开展与深化。

7、用于档案保护及库房管理——应用计算机实时控制技术，对库房的空调、去湿等设备控制，达到自动调节温湿度的目的；也可进行自动监控消防设备、实施火灾报警等等，为延长档案寿命做出重要贡献。

8、办公计算机化——档案行政和档案实体管理部门应用计算机技术可进行收发文、统计分析及预测、数据积累、财务、设备管理等一系列工作，提高档案行政管理效率和业务管理水平，促进档案事业的发展。

（三）《GE2004档案管理》软件。

《规则》的实施为档案管理现代化提供了基础保障，按《规则》要求，除必要的手工劳动外，归档文件整理的各环节均可由计算机自动或辅助完成。因此，在《规则》实施过程中，市局建议，凡是拥有计算机的单位均应力争使用计算机进行归档文件的整理，最大限度的利用现代化办公手段为档案管理服务，提高工作效率。

《GE2004档案管理》软件，兼顾《规则》实施前、后的文件处理、归档文件整理和档案案卷管理，包括文书、财会、科技等门类档案的管理，满足了文档一体化的管理要求。保持了文件整理归档的连续性和适应性。应用计算机档案管理软件是加速档案管理现代化进程的必然手段。

本软件运行系统要求：Windows2000以上的操作系统。

系统特点：