档案人员基本业务知识讲座(9)

档案人员基本业务知识

2、简述档案工作的基本原则。

3、简答档案工作规章制度的构成。

文书材料归档与整理

主讲人：张颂春

一、《归档文件整理规则》概述

1、实施的时间。《归档文件整理规则》属我国档案的行业标准（DA/T22—2000）。为适应档案管理现代化的需要，规范归档文件的整理方法，提高工作效率，该标准从改革我国传统的文书立卷方法出发，对归档文件整理的原则和具体方法做出了规定，为归档文件整理工作提供了技术依据。在“简化整理，深化检索”的客观需求下，国家档案局于2000年12月6日颁布了《规则》并于2001年1月1日实施。这是我国档案工作改革的重大举措。市档案局于01年在市直进行试点，02年在市直推开，县、区进行试点。03年起市直的所属单位和县、区直属单位全面实施。

2、适用的范围。各级机关、团体和其他社会组织（社会—以共同的物质生产活动为基础面相互联系的人们的总体。组织—按照一定的目的、任务和形式加以编制。如组织起来。也指所编制的集体，如工会组织）；仅限于文书档案的整理。

3、实施的意义。《规则》取消了组卷的环节，以“件”为单位进行整理和保管。的确很有实用意义。

一是缓解工作压力,提高工作效率.《规则》的实施，使归档工作可结合日常文书处理同步操作，即“随办随归”，简化手工劳动。克服检索途径可靠性差，在立卷上投入精力过多等弊端。使档案人员可以把时间和精力投入到完善利用服务功能上来，更好地满足档案的服务需要。

二是节省物力，减少财力投入。《规则》推行文件级管理，不再对档案原件实施形式上的加工。取消了卷皮，直接装盒，不仅节约购置卷皮资金， 同时也相应减少对档案装具的需求和库房资金的投入。缓解了档案工作在财力投入上的压力。

三是保证进馆档案质量，有利于档案的社会开放。传统的案卷内不同的文件在密级、价值等方面也不尽相同，利用者可能接触到不属于利用范围的内容,既不利于保密，也影响其他档案的使用寿命。《规则》推行文件级整理，很好地解决这些问题，为馆藏档案向社会开放铺平了道路。

四是提高档案的查全、查准率、方便鉴定销毁及应用计算机文档一体化管理等都奠定了良好的基础。有利于档案部门发挥“收全、管好、用活”的职能。因此说，《规则》是顺应社会发展需要的产物，是使档案更有效地服务于经济建设和各项事业的必然需求。

4、归档文件——是立档单位在其职能活动中形成的并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料．

5、归档文件整理——将归档文件以“件”为单位进行装订，分类，排列，编号，编目，装盒，使之有序化的工作过程．

6、整理原则——遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用（时间、内容、相互关系等）．

7、质量要求——归档文件应齐全完整。已破损的文件应修整，字迹模糊或易退变的文件应予复制。整理长期以上保管期限的归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

二、归档文件的整理方法