档案人员基本业务知识讲座(17)

时间:2025-07-10

档案人员基本业务知识

2、文字材料的排列

(1)按工作程序或阶段排列。产品类案卷按产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列;科研类案卷按科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段排列;基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列;设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维修等排列。

(2)按重要程度排列。既重要的文字材料在前,次要的文字材料在后。如科研课题材料,成果的在前,原始记录和中间性材料在后的顺序进行。

(3)按时间顺序进行排列。时间形成早的在前,晚的在后。

(4)按逻辑关系排列。如来文和复文、正文与原稿,其顺序是复文在前,来文在后;正文在前,原稿在后。

(5)对于有译文的外文科技文件材料,其排列顺序应是译文在前,原文在后。

3、图文混合材料的排列顺序

既一个保管单位内既有图样,又有文字材料,其排列顺序一般是文字材料在前,图样材料在后。

(五)案卷的编目

1、卷内科技文件材料页号的编写。卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 单面书写的科技文件在其右下角编写页号;双面书写的科技文件材料,正面在其右下角、背面在其左下角编写页号。

图纸页号编写在图纸标题栏外面。

成套图样或印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,原目录或代替卷内目录,不必重新编写页号;与其他科技文件组成一卷的,应排在卷内文件材料最后,将其作为一份文件填写卷内目录,不必对其重新编写页号,只在目录备考中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不用编写页号。页号编写采用铅笔书写。

2、案卷封面的编制。案卷封面,是以一定的格式概要介绍案卷内科技文件内容与特征的一种工具。它对案卷内科技文件起着保护作用。科技档案案卷封面分为两种形式,一种印制在卷盒的正表面,另一种印制在可与卷内文件材料装订在一起的内封面上。案卷封面的内容包括:案卷标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等七个项目。

(1)案卷题名:又称案卷标题,它是案卷内科技文件的综合名称。在拟写时要简明、准确、完整地揭示卷内科技文件的内容。一般由立卷人拟写。案卷题名主要包括项目名称(或代字代号)和项目的组件、部件或结构、阶段、专业名称(科技文件的内容特征)及科技文件的名称三部分组成。如:长春市档案馆电气竣工图

(2)立卷单位:应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目的负责部门。

(3)起止日期:应填写案卷内科技文件形成的起止时间。

(4)保管期限:应依据有关规定填写组卷时划定保管的期限。(永久、长期或短期。)

(5)密级:依据保密规定填写划定的机密等级。即绝密、机密、秘密等。有就填写,没有可以不填写。

(6)档号:应填写全宗号、档案的分类号和案卷顺序号。如:50 S C620—1,其中50是某单位的全宗号,S C620是某单位设备档案的分类号,1是案卷顺序号。

(7)档案馆号:应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。

3、案卷脊背的编制。案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名等内容。填写方法及要求与案卷封面的编制相同。

4、卷内目录的编制。卷内目录位于卷内科技文件材料首页之前。其内容包括:序号、

档案人员基本业务知识讲座(17).doc 将本文的Word文档下载到电脑

精彩图片

热门精选

大家正在看

× 游客快捷下载通道(下载后可以自由复制和排版)

限时特价:7 元/份 原价:20元

支付方式:

开通VIP包月会员 特价:29元/月

注:下载文档有可能“只有目录或者内容不全”等情况,请下载之前注意辨别,如果您已付费且无法下载或内容有问题,请联系我们协助你处理。
微信:fanwen365 QQ:370150219