档案人员基本业务知识讲座(17)

档案人员基本业务知识

2、文字材料的排列

（1）按工作程序或阶段排列。产品类案卷按产品开发设计、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序，或按其产品系列、结构排列；科研类案卷按科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定验收阶段、成果和奖励申报阶段、推广应用阶段排列；基建类案卷按项目依据性材料、基础性材料、工程设计、工程施工、工程监理、工程竣工验收等排列；设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维修等排列。

（2）按重要程度排列。既重要的文字材料在前，次要的文字材料在后。如科研课题材料，成果的在前，原始记录和中间性材料在后的顺序进行。

（3）按时间顺序进行排列。时间形成早的在前，晚的在后。

（4）按逻辑关系排列。如来文和复文、正文与原稿，其顺序是复文在前，来文在后；正文在前，原稿在后。

（5）对于有译文的外文科技文件材料，其排列顺序应是译文在前，原文在后。

3、图文混合材料的排列顺序

既一个保管单位内既有图样，又有文字材料，其排列顺序一般是文字材料在前，图样材料在后。

（五）案卷的编目

1、卷内科技文件材料页号的编写。卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号。 单面书写的科技文件在其右下角编写页号；双面书写的科技文件材料，正面在其右下角、背面在其左下角编写页号。

图纸页号编写在图纸标题栏外面。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录或代替卷内目录，不必重新编写页号；与其他科技文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必对其重新编写页号，只在目录备考中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不用编写页号。页号编写采用铅笔书写。

2、案卷封面的编制。案卷封面，是以一定的格式概要介绍案卷内科技文件内容与特征的一种工具。它对案卷内科技文件起着保护作用。科技档案案卷封面分为两种形式，一种印制在卷盒的正表面，另一种印制在可与卷内文件材料装订在一起的内封面上。案卷封面的内容包括：案卷标题、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等七个项目。

（1）案卷题名：又称案卷标题，它是案卷内科技文件的综合名称。在拟写时要简明、准确、完整地揭示卷内科技文件的内容。一般由立卷人拟写。案卷题名主要包括项目名称（或代字代号）和项目的组件、部件或结构、阶段、专业名称（科技文件的内容特征）及科技文件的名称三部分组成。如：长春市档案馆电气竣工图

（2）立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目的负责部门。

（3）起止日期：应填写案卷内科技文件形成的起止时间。

（4）保管期限：应依据有关规定填写组卷时划定保管的期限。（永久、长期或短期。）

（5）密级：依据保密规定填写划定的机密等级。即绝密、机密、秘密等。有就填写，没有可以不填写。

（6）档号：应填写全宗号、档案的分类号和案卷顺序号。如：50 S C620—1，其中50是某单位的全宗号，S C620是某单位设备档案的分类号，1是案卷顺序号。

（7）档案馆号：应填写国家档案行政管理部门赋予的档案馆代码。

3、案卷脊背的编制。案卷脊背项目有保管期限、档号、案卷题名等内容。填写方法及要求与案卷封面的编制相同。

4、卷内目录的编制。卷内目录位于卷内科技文件材料首页之前。其内容包括：序号、