档案人员基本业务知识讲座(12)

档案人员基本业务知识

1、档案盒封面（视图，长310mm,宽220，高分20mm、30mm、40mm），全宗名称栏加盖立档单位全称或规范化简称条形印章。

2、档案盒脊背（视图），包括六个项目。填写方式采用档案部门规定的印章加盖。全宗号、年度、保管期限、机构或问题四项的填写内容同前。

起止件号：用阿拉伯数字印章在档案室栏中加盖盒内排列最前和最后文件的件号，并用破折号相连。

盒号：用阿拉伯数字印章依序加盖年度内同一期限档案盒排列序号。

3、盒内备考表（视图），包括四个项目：

情况说明：填写盒内归档文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

整理人：整理该盒归档文件的责任者签名。

检查人：本单位负责检查归档文件质量的责任者签名。

时间：用八位阿拉伯数字填写归档文件整理完毕的日期。

（九）归档文件封套使用 （选择使用）用于保护归档文件而设的盛装物。如果使用，封套内不可存放多件归档文件，封套面右上角的归档章项目不用填写，装入封套内的归档文件必须加盖归档章并填写相应内容。

（十）归档文件登记表的填写 用于对不经过收发文登记的文件材料归档登记使用。其目的主要是区分应该归档的文件是否交接归档的责任。它设有五个项目：

序号：填写材料归档的排列顺序号。

题名：填写归档文件的标题。

归档时间：填写文件材料归档的日期。

份数：填写同一文件归档的数量。

归档人：归档文件材料的移交人签名。

三、应用计算机管理档案

当今世界，科技的发展突飞猛进、日新月异。据美国媒体03年7月5日报道，一个由世界各地9名顶尖科学家组成的科研小组日前完成一项重大的生物工程学突破：他们为一位名叫卡雷尔的男子在后脑勺中植入“有机的USB接口”。该男子的大脑现可直接操纵一系列电脑外设，包括CD光驱、扫描仪、打印机等。据科研人员称，接受手术之后的卡雷尔智商高达265，成为“世上现存的最聪明的人”。

进入新世纪后，大家耳熟能详的新名词多的是：像计算机、网络、电子邮件、电子政务、电子商务等等。电子政务即在网上办公，电子商务即在网上进行买卖交易。家有计算机并上网的人，可以足不出户既可买卖自己需求和出让的物品。8月份中央电视台的“科技搏览”节目介绍，目前国内十多条航线已应用电子机票，到2030年，国内将有60%的航线实现网络购票。

随着科学技术的发展、社会信息化及电子政务的出现，档案管理必将由手工方式向现代化过渡，最终实现档案管理现代化。国务院办公厅02年发布了《电子公文传输管理暂行办法》、国家档案局和中央档案馆下发了《关于认真贯彻〈电子公文归档管理暂行办法〉的通知》（档发[2003]6号）。

电子文件——在计算机系统中生成的社会活动记录。即以数码形式记录在磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件，称为电子文件。 备份——将归档的电子文件拷贝到耐久性好的载体上，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。

（一）应用计算机及其网络技术的优势：（与传统的档案管理方法相比）

1、电子文件载体密度大，容量大，存储空间小。一张1.44MB软磁盘可容纳文体文件150万字节，相当于70万个汉字；一张650MB的CD光盘可存储400余张1.44m的软磁盘，相