最全的word应用技巧让你成为word高手(4)

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缩，只是笔者对这种功能的命名。“压缩”方法非常简单，步骤如下： 第一、不要通过剪贴板将图片直接粘贴到文档中。如果需要剪贴板里面的图片，应通过 Windows 的“画笔”，将其存为一个文档。 第二、再将这些图片文档直接插入到文档的相应位置。 第三、选择 Word“编辑”下的“全选”项，选择该图片，再选择“编辑”下的“复制”项。 第四、重新建立一个新文档，选择“编辑”下的“粘贴”项，将图片粘贴到新文档中。 至此，读者可以发现，通过剪贴板将图片直接拷贝所建立的文档，与通过插入图片文档 所建立的文档相比，后者所占的空间小得多。再将后者通过第三、第四步处理得到的文档与 未处理者相比，所占的空间又有明显地减小。 10、WORD 打印到文件的应用 WORD 文件打印时，在打印参数设置窗口中有一个选项，叫打印到文件。如果用鼠标点 一下使其选中，再点确定进行打印，将弹出一个文件保存窗口，让用 户选择 WORD 打印文 件的保存位置， 再确定， WORD 的内容将输出到一个打印文件中， 默认的文件扩展名是 .prn。 那么什么情况下需要使用这个功能，又如何使用这个功能呢？ 一、 为什么要使用 WORD 打印文件？ 1.普通 WORD 文件的打印必须要相应版本的 WORD 的支持， 而打印文件不须要 WORD 的支持，甚至不须要汉字操作系统的支持，这就为 WORD 文件的异地打印提供了便利。你 只要知道异地打印机的型号， 就可以将保存的打印文件传递过去打印， 而不必担心是否有相 应的操作系统，是否有 WORD 以及是什么版本。 2.在进行文件传送时，为考虑系统和编辑器的兼容性，常使用文本格式，但文本格式损 失了全部的文字格式信息，不能处理图片信息。而打印文件则克服了这个缺点，其中包含了 打印控制、文字、图片等全部相关信息。 3.prn 文件具有较小的体积，为文件交换提供便利。 二、生成打印文件 打印操作与正常打印完全相同，在设置打印参数时要将“打印到文件”复选框选上，在弹 出的窗口中填好打印文件保存的位置和文件名，确定即可(如图)。 三、打印文件的使用 使用打印文件需要先转换到 MSDOS 方式下，然后用 COPY 命令将打印文件发送到打 印机，命令格式如下： copy 文件名 prn ／b 命令共四个部分，其中 prn 指将输出设备指定为打印机； ／b 指以二进制方式输出，如无此参数，图片等信息可能无法正确打印。 四、需要注意的几个问题 1.WORD 打印文件生成以后，就不能再用 WORD 等编辑工具打开和编辑了，只能直接 发送到打印机。 2.打印时，打印机必须先打开，并连机。 3.生成 WORD 打印文件时，必须考虑用什么打印机打印这个文件，打印机的选择可在 打印参数设置窗口的打印机名称下拉框中选择。 选择不同的打印机， 生成的打印文件是不同 的，如果选用其它打印机,可能打印不出正确的文字格式及图片。 4.打印文件的打印质量和打印参数的各项设置有关。 WORD2000 应用技巧大全 2 1、Word 文档加密技巧 文档的安全是我们每个用户都非常关心的话题， 尤其是在公共办公场所， 如何更加有效地保 护我们的文档，更是一个刻不容缓的问题。Word 有着非常强大的文字编辑功能，是我们日 常工作生活中十分常用的办公软件，同时 Word 本身也提供了许多安全和保护功能，下面就 让我们来看看给 Word 文档加密的技巧。这几种方式，各有玄机，正所谓是“一山还比一山 高”啊：普通加密 首先打开需要加密的 Word 文档，选择“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出的“选项”对 话框中选择“保存”标签，分别在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入密码，然后点击 “确定”按钮退出，最后将该文档保存即可。 注意：“打开权限密码”和“修改权限密码”可以相同也可以不同，设置“打开权限密码”是 为了防止别人打开该文档，而设置“修改权限密码”是为了防止别人修改该文档，如果只设置 “修改权限密