最全的word应用技巧让你成为word高手(3)

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单的“工具”→“选项”，在“选项”对话框中选择“保存”页，然后在“打开权限 密码”中输入自己定义的通用密码，比如“4rt84f”等，当输入完毕后单击“确定”按钮， 这时会弹出一个“确认密码”的对话框，我们只需再次键入密码就行了，然后单击“确定” 按钮。 在 Word 菜单中依次选择“工

具”→“宏”→“停止录制”。 选择 Word 菜单的“文件”→“退出”，关闭 Word，这样宏的录制工作就完成了。 使用自动加密的 Word 文档。以后使用 Word 时，只需点击“新建空白文档”按钮（注： 运行 Word 后 Word 自动新建的那个空文档没有被加密， 只有手工新建的文档才会自动加密） ， 就可如往常一样工作，根本感觉不出它有什么特殊的地方。 验证加密效果。当我们完成工作后，照常保存并关闭文档，你同样感觉不到它有什么特 殊之处，但如有人想打开这个文档，便会发现必须输入密码才行！ 7、巧用“稿纸”格式 在 Word2000 中，用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。可是，如何生成“小字 本”格式的文档呢？问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。 Word2000 提供的稿纸格式是 用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的，因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手： ①左击“文件/新建”选单项，选择“稿纸向导”，生成 20×20 的稿纸文档； ②左击“视图/页眉和页脚”选单项； ③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮； ④右击“稿纸”，选择“组合/取消组合”命令； ⑤拖动方格列，排成 31×20 的“小字本”格式； ⑥左击“文件/页面设置”，选择“文档网格”卡； ⑦将每页行数设置为 31 后确定； ⑧关闭“页眉/页脚”即可。 8、妙用 Word 中的自动图文集输入个人信息 在使用 Word 工作、学习过程中，经常要重复的输入自己的个人信息。如：姓名、单位、 家庭（学校）地址、电话、电子信箱、QQ 号码 对于这样重复的劳动你是不是早就厌烦 了？其实有许多办法可以解决这个问题的，比方说使用 Word 中的“自动图文集”就可以轻松 地解决这个问题，帮助您快速地完成这些重复性地操作。 “自动图文集”的使用步骤如下： ①首首先选择需要存储在自动图文集中的文字（可以包括图片、段落格式等，哈，在个 人签名中加入个漂亮的图片可真的很不错） 。比方说我选定地就是以下文字： 姓名：蔬菜 家庭地址：中国 电话：1234567 电子信箱：feiyang@ QQ 号码：88888888 ②单击菜单项“插入”→“自动图文集”→“新建”。在弹出的创建“自动图文集”对话框中， 输入“自动图文集”的名字，如你的名字。在本例中假设你输入的是“个人信息”。 ③现在，请你在 Word 中键入“个人信息”。刚一输入完毕就会弹出一个浅黄色提示框， 此时按 F3 键， 预定义的图文格式就会自动输出在光标所在位置。 如果不需要该定义的格式， 继续键入其他内容即可跳过。 在你新建了“个人信息”这个“自动图文集”之后， 它会出现在“插 入”菜单中的“自动图文

集”→“正文”中，通过点击该菜单也可以输出您自定义的图文格式。 9、Word 的压缩功能 如果你有一台电脑而没有打印机，你一定希望在 Word 中编辑的文档所占的空间比较小，这 样就可以直接将一个文档拷贝到软盘上， 再到有打印机的电脑上打印。 一般来说， 如果 Word 文档中没有图片，那么一张软盘足可以容纳下一个文档。当文档中有图片的时候，这时文档 所占的空间就比较大，有时一张软盘装不下。 这种情况通常有两种解决办法。 一是通过压缩软件将文档压缩， 将压缩后的文档拷贝到 一张软盘上，再到其它的电脑上解压。二是将一个文档分为几个小文档，将它们分别拷贝到 几张软盘上， 再到其它的电脑上合并。 我想， 这两种办法都是非常不方便的。 笔者经过实践， 发现 Word 本身对于含有图片的文档，有效果极佳的“压缩”功能。当然，这不同于真正的压