黄河文化产业开发有限公司会议接待方案(7)

视频、图片、PPT、表格、文本要提前准备好，为使会场上的活动有条不紊，必要时行政部可将有关人员组织起来进行模拟训练。

4、会议的笔录，笔录人员提前准备好笔录必要的记录本、笔、录音笔等设备器材

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。

人员分工：会议中的果品、饮料的更换和添加及其他服务由行政部负责；发言人发言内容所涉及到的电子及书面材料由行政部、策划部（项目部）一起准备；会议发言及项目介绍，如不是董事长或总经理亲自做，由项目部负责。

暂定：会议果品、饮料更换添加负责人：杨钰文；会议记录负责人：赵丽娜；发言人根据发言内容与行政部、策划部索要相关文件；会议发言负责人：安志成。 七、会后服务

1、做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。

2、会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。 3、组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，由行政部统一安排和协调其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。