黄河文化产业开发有限公司会议接待方案(2)

对外接待流程图

重大会议接待方案

会议准备流程

根据参加会议人员的重要程度、会议规模，由董事长（总经理）确定会议是否为重大会议： 首先是会议的筹备工作。

一、确定接待规格。（董事长、总经理）

人员分工：行政部咨询董事长、总经理，确定接待规格。 二、选择会场。

选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。要达到以下标准：

1：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。

2：地点要合理。一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。

3：附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音、电脑、投影仪、插排等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。

4：要有停车场。轿车、摩托车都要有停放处，安排车辆停车费事项。

人员分工：寻找会场由运管部协助行政部完成；停车场的相关事项，由行政部安排，车辆的引导及停车费用由运管部现场执行。