黄河文化产业开发有限公司会议接待方案(12)

会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。

1、倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为其添茶水。倒水时动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能印在杯口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿开杯盖，右手持水壶，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。 2、其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。

3、参加会议发言人员应了解会议议题，发言内容所涉及到的视频、图片、PPT、表格、文本要提前准备好，为使会场上的活动有条不紊，必要时行政部可将有关人员组织起来进行模拟训练。

4、会议的笔录，笔录人员提前准备好笔录必要的记录本、笔、录音笔等设备器材

如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。

人员分工：会议中的果品、饮料的更换和添加及其他服务由行政部负责；发言人发言内容所涉及到的电子及书面材料由行政部、策划部（项目部）一起准备；会议发言及项目介绍，如不是董事长或总经理亲自做，由项目部负责。