信息架构本质(6)

信息架构本质

在 没有外力作用下，信息存储库趋向于往无序的方向发展。必须连续不断地对数据进行管理，否则数据将陷入混乱状态。请再次考虑一下您当地图书馆的例子。如果允 许用户不仅可以从书架上取走图书，而且还可以将图书放回原处或增添新图书，则遗漏或登记错误会导致不可收拾的混乱局面。不幸的是，许多内容管理方法寄望于 用户能够自己管制自己（例如，“共享驱动器”），这些方法聊胜于无，通常会导致灾难性的后果。

信息存储库 必须由训练有素的人员团体进行管理，他们充当图书管理员并保持组织的策略按计划执行。从根本上讲，该角色需要定期检查存储库中的资料，以确保既定的管理策 略得到遵守。随着信息在管理生命周期（将在本文稍后进行讨论）中的推进，必须不断对其进行监视以确保正确和一致地使用分类。信息管理人员负责了解既定的模 式，并选择最佳的分类以进行长期的信息捕获。 信息必须可访问才会有用

即使信息得到了正确的捕获、高超的组织和巧妙的管理，也必须可由用户访问才能具有任何用途。对复杂的信息集合的访问需要某种简单但完善的搜索和筛选机制，以避免非信息（向用户显示非所需的结果）或误报（误导用户以为该信息适用）。

非 信息 (non-information) 的一个常见例子是当我在 Google 中输入我的名字时获得了 5 千万个搜索结果：前面十多个命中结果与我毫不相干，而是涉及到某个与我同名（并且明显很受欢迎）的人。第二个问题（即误报）更不易被觉察，是由于过分信任 搜索算法而导致的。例如，当您在线搜索某个产品的廉价版本，例如某个“著名”提供商推出的 25 美元的劳力士手表时，就会发生这种情况。存储库管理人员应该非常精通信息搜索（关键字、主题、权威来源、分类等等）和信息筛选（例如按搜索关键字实例的统 计相关性或者按限定词或短语进行筛选）技术，以确保搜索和搜索结果的准确性。

信息在具有审美品质时最有用

信 息的表示通常是信息管理中最容易被忽略的方面。实质必须始终优先于形式，但是表示上欠佳的内容具有风险，可能导致用户对内容预期要达到（通常是以很大的代 价）的目的感到混淆。存储库管理人员至少应该基本熟悉人类适用性 (human-usability) 原则：适当使用颜色、字体、布局和导航。如果存储库的界面令人混淆、复杂和没有吸引力，那么即使世界上最好的信息模型也会被闲置不用。

工具和技术

信息管理遵循一个生命周期