信息架构本质(5)

信息架构本质

数 据的使用方式这个上下文不仅影响数据的确定，而且还指导着信息的捕获和表示。例如，业务主管可能对某笔潜在投资的财务状况具有极大的兴趣，但是很容易被大 量的详细财务报表弄得不知所措，从而导致猜测而不是理由充分的决策。在此例中，该上下文涉及到必须如何对数据进行总结或建模，以消除无关数据并集中于核心 问题——该笔投资是合理的还是充满了风险？上下文全都涉及到如何提出正确的问题以了解所管理的信息的最终用途。

内 容并非始终可容易地访问，并且可能不是处于可管理的形式。例如，以美国政府的 1040 纳税申报表形式为例。虽然许多人利用纳税申报表的直接电子提交方式，但有大量的人仍然向 IRS 办公室邮寄纸张形式的报表。如果要求以电子方式管理所有税务提交（很快就会有这样的要求），则 IRS 信息管理人员将面对将报表从纸张形式转换为电子形式的问题。信息的形式将会直接影响管理机制，也许还会将可能的解决方案限制到基于非计算机的管理。

作为另一个例子，请考虑一下您当地的图书馆：旧的卡片目录很久以前就已转换为电子形式，但是内容（图书、胶片、地图等等）仍然由必须存储在书架上或盒子中的物理对象组成。

最 后，信息用户是个混合体。有些用户是信息能手，能够找到准确的正确关键字集，而其他用户在查找有用的信息时却非常费劲。而且，并非所有用户都具有相同的需 要；有些用户更喜欢复杂、详细的显示，而其他用户则更喜欢允许自由浏览的简化表示形式。这类似于坚决的购物者与其他购物者之间的对比，坚决的购物者知道自 己想要的确切商品，而其他购物者则只是希望四处闲逛并查看可能感兴趣的商品。有效的信息管理策略必须同时支持这两种类型的用户。

技能和能力

只有在上下文中才能理解信息

信息管理的一个关键要素是能够确定有价值的信息，并组织该信息以最适合特定的受众。此任务要求您能够以批判的思维考虑什么内容重要和什么内容不重要。批判思维代表着教育、经验和研究的结合。

教 育为信息管理人员和预期受众提供了一个共同的起点；语言、导航工具、分类和表示形式全都基于您和您的信息用户之间的共同认识。经验是通过尝试多种方法并发 现哪种方法有效来获得的——经典的“反复试验”方法。研究使您可以通过其他人所犯的错误而不是通过您自己的繁重工作来获得好处。信息管理人员必须熟悉批判 思维，以推理出所要管理的信息集合。从信息确定到分类以至控制、利用和存档，在信息管理的每个阶段都需要做出判断。

信息遵守熵定律