发文、收文制度(2)

（一） 领会精神：发文要根据工作的实际需要，不能滥发文件；在拟稿之前，首先要真正领会工作需要和领导指示，以此作为发文的依据。

（二） 确定文种：文种指通知、决定、请示等文件的种类。不同的发文需要决定文件的不同类型。

（三） 拟写标题：标题位于文件的开头，正文的上端正中（红头文件中标题位于红线下面正中，白头文件中标题位于首页上端正中），它至少应包括事由和文种两个部分，且事由之前应加上介词“关于”（或“对”），如＂关于各部门上交费用的通知＂。

（四） 撰写正文：正文是文件的主体，具体叙述要表达的思想内容。拟定正文的要求是准确、简明、及时，符合文种体式要求。正文一般一文一事，便于处理。

（五） 附加标记：附加标记包括发文字号、份数、密级、缓急时限、主题词、抄送机关、印发机关和印发时间等。

1． 发文字号：

(1) 江苏雨润食品产业集团有限公司发文字号为“苏雨字〔×〕×号”，括号中为公元纪年的年号，括号外为按发文时间排列出的顺序号。各部门发文字号为“苏雨×字〔×〕×号”，如办公室发文字号为“苏雨办字〔×〕×号”。

(2) 发文字号在红头文件中位于版头下方，红线上方；在白头文件中位于标题正下方。 2． 份数是对于绝密、机密、秘密文件，为便于加强管理，将印制的若干份同一文件逐份给予的编号。在登记、分发、清退时，须对号核清。份数放在文头左上角，以两位阿拉伯数字标出。如第一份文件，可写作“01”。

3． 密级是对保密文件内容的机密程度划分的等级，可以分为绝密、机密、秘密三种。绝密是最高等级，机密次之，秘密又次之。密级由发文机关根据文件内容涉及公司机密的程度来划定，以保障公司机密的安全。密级位于文头的左上角，份数之下。

4． 缓急时限是对文件送达和办理的时间要求，分为特急、紧急、急件三种。

标明缓

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急时限是为了引起特别注意，以确保紧急工作问题的及时处理。缓急时限位于文头左上角，密级之下。

5． 主题词是对文件内容主题进行概括的词语或词组，它必须反映文种，如“主题词：行政事务 接待 通知”。主题词标注在公司落款之后，文件左下角（在该页的最下面）。一份文件可能有一个或多个主题词，但除文种外最多不超过五个。在同时标注两个以上主题词时，并列的主题词之间应空一个字，不使用顿号。主题词作用是日后便于按文件的主题进行检索。

6． 抄送机关

公文如有抄送，在主题词下一行；左空1字用小3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送机关对齐；抄送机关名称间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。

7． 印发机关和印发时间

位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置；用小3号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。

（六） 落款包括发文机关和成文日期。

1． 发文机关指文件的责任者（制作者）发文的名义，位于正文的下面偏右。发文机关一般应写明全称或用规范化的简称。

2． 成文日期位于文件的末尾，发文机关的下面。每份文件上均须注明成文日期，这直接关系到文件何时开始生效。成文日期必须用小写汉字写全年月日，不能省略。成文日期以领导人签发日期为准。

（七） 附件指附属于正文的文件材料，有时是某些文件的重要组成部分。附件并不是每份文件都有，一般作为正文的补充说明或参考材料。有附件的文件应当在正文之后、发文机关之前空两格注明附件的件数和标题，所附的文件本身放在正式文件之后。

（八） 文件用纸：发文（包括公司发文和部门发文）采用A4型纸。 （九） 发文格式：

１． 字体：标题采用宋体二号字加粗，其他采用小三号仿宋体字（其中主题词字体要求：“主题词”三字使用小三号黑体，词目使用小三号宋体）；

２． 时间：采用小写汉字形式。

第七条 发文稿纸是依制度发文的依据。文件标题、字号、拟稿人、核稿人、校对

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