发文、收文制度(3)

人、签发人、打字员、签发日期、印发份数等都要在发文稿纸上注明，以备查考，且发文部门负责人应充当上述人员中的一员。

第八条 核稿指文件初稿在送交公司或部门领导最后审批签发之前，对于文字内容、体式等所作的全面审核检查工作，目的是保证文件质量。不同形式的发文对核稿的要求不同：

（一） 公司性质的发文或部门间的发文、有文件编号、长期性或规定性文件，必须先交办公室核稿，获准后方能进行（各部门交办公室核稿的文件必须保证格式的正确性）；

（二） 部门内部发文由部门主管直接负责核稿，不必再交办公室；

第九条 签发是形成文件的最后一个环节，文件经领导人签发后即成为定稿，可以据此复印正本。签发人代表公司或部门对文件负有完全责任。公司发文应由总经理或分管副总签发；部门发文应由部门负责人签发，部门重要的文件须由分管副总签发；主要领导人不在时，由代理人签发。文件签发人应写全名，并注明签发日期。

上报的公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；签发人用3号仿宋体字，签发人后示全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

第十条 复印的文件是发文处理的最后成品，必须保证质量。多页文件应尽量用胶水粘贴，避免用订书钉装订，以免日后立卷归档时拆取不便，甚至损坏文件。复印发文必须出示经由办公室核稿、部门负责人签发的发文稿纸。

第十一条

印章是表示制发文件部门对文件生效负责的凭证。盖章的位置在文件

末尾成文日期中间。关于加盖公司公章的手续详见《公章管理制度》。

第十二条 分发指文书人员按照文件阅读范围将文件发送给有关领导人、有关部门或承办人的工作。发文必须进行登记，由各部门文书档案工作人员负责收取。发文登记包括本部门发文登记和分发签收登记两部分。

第十三条 发文归档指文书人员在文件分发完毕之后，将文件的原稿和发文稿纸一起存放到相应的文件夹中，以备日后查考。

第十四条 特殊发文 （一） 传真发文

１． 部门（分公司）的传真发文

（1） 由部门主管确定需盖部门章、需长期保存的文件，档案员用书面存档，发文后须即时向收文单位确认。

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