发文、收文制度(18)

及时地将文件交给部门档案员）；

1、 纸张性收文：

（1）外部单位经邮局递送的文件，由门卫负责收进登记办理相关手续，及时交相关部门档案员或公司办公室；

（2）公司派相关部门人员到外单位取回的文件，由该部门档案员登记 ；

（3）外单位来访时带来的文件、公司人员外出检查工作或参加会议时带回来的文件，及时交档案员登记处理；

2、传真收文：

（1） 直接发到各部门的传真，由该部门档案员负责登记收进；

（2） 发到公司办公室的传真，由办公室负责转发，部门档案员负责登记收进（档案员不在时，可由该部门其他人员签字代收）。

（3） 各分公司、各部门收到的外收文，若需反馈意见的，应在规定的时间内给发文单位回复，以便统一管理：

① 注明了反馈期限的外收文，须在反馈期限以前给发文单位以回复； ② 对于缓急时限为“特急”的外收文，须于收文后一小时内予以回复； ③ 对于缓急时限为“紧急”的外收文，须于收文后半天内予以回复； ④ 对于缓急时限为“急件”的外收文，须于收文后一天内予以回复； ⑤ 对于未标明缓急时限的外收文，须于收文后三天内予以回复。

3、电子邮件：部门档案员负责在邮件发送的次日登记“发文专机”的 邮件； 4、代收：非部门档案人员收文，须在《交接登记簿》上登记，以便帐物相符。

（二）登记说明：外收文与内收文分别编号登记（并备注从公司办公室转发的编号）。 1、 传真收文：所有的传真档案必须及时在《传真收文反馈登记簿》上登记，且时间登记精确到分。

2、 电子邮件：所有电子邮件发文在次日八时起正式生效；

（1） “发文专机”邮件的登记：由档案人员负责及时登记，不得遗漏；根据发文要求进行收文处理。

（2） 临时、告知性邮件：无须登记，由各部门自行处理；

（三） 收文分发：由部门文书档案人员负责，针对对象及时下发。档案人员必须让其接收人员及时在《交接登记簿》上登记，以备查看跟催。

（四） 传阅：由部门文书档案人员负责；

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