1．序号：填写卷内文件材料或图表排列的顺序号，按“件”用阿拉伯数字从1起依次填写。

2．文件编号：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。若文件材料上有则填上，没有就空着。

3．责任者：填写文件材料的直接形成部门或主要责任者，可采取通用的标准简称。

4．文件题名：亦称文件标题，填写文件材料标题的全称。没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，外加［］表示。

5．日期：指文件材料的形成日期。

6．页次：填写每份文件材料的首页号，最终件文件材料填写起止页号，中间用“—”号连接。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的只需在卷内目录页次中填写册数，并在备注中注明该册文件材料的页数。

7．卷内目录排列在卷内文件材料的首页之前，格式见附件2，必须使用计算机制表打印。

（六）卷内文件材料页号的编制

1．卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号。

2．页号编写位置：以A4纸文件材料纵向为准，单面书写的文件材料，在右下角编写页号；双面书写的文件材料，在外侧编写页号，即正面在右下角，背面在左下角编写页号。

3．页号统一用页码机打印。

4．案卷软封面、扉页、卷内目录、备考表不编页号。

（七）卷内备考表的编制

1．填写卷内文件材料的件数、页数，其中须标明文字材料×张、图样×张、照片×张。

2．立卷人签名，标明立卷日期。

3．审核人在检查档案时签名（由建设单位负责），签注审核日期。

4．说明组卷和案卷使用过程中需说明的问题。

5．卷内备考表排列在卷内文件材料的尾页之后，装订时与案卷装订在一起。

第十七条案卷厚度必须控制在10、20、30、40mm，以便保管与查找利用。

第十八条案卷装订要求

1．案卷在装订之前，必须认真检查卷内文件材料是否还有缺页、重页、塑料制