第九条各施工单位和监理单位必须建立公路建设项目档案管理责任制，将档案管理工作纳入项目法人制、招标投标制、工程监理制和合同管理制，并建立与工程档案工作任务相适应的管理机构，配备档案工作人员，制定管理制度，明确各单位对公路工程项目文件材料形成、积累、整理归档的职责，并采取相应控制措施，确保公路建设项目档案的完整、准确、系统、安全。

第十条文件材料归档的原则和方法：遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套的原则，分类科学，便于查找利用，可灵活应用以下六个特征。

1.按问题特征立卷。按文件材料反映的内容，把相同问题的文件材料组合在一起立卷；

2.按文件作者特征立卷。把同一个单位或个人的某些文件组合在一起立卷；

3.按文件名称特征立卷。把同一种名称的文件材料组合在一起立卷；

4.按通讯者特征立卷。将本单位与某一单位协商某一问题或几个问题的往来文件组合在一起立卷；

5.按时间特征立卷。把同一年度某一问题的文件材料组合在一起立卷；

6.按地区特征立卷。把相同地区或有关地区的文件材料组合在一起立卷。

第三章文件材料归档范围及质量要求

第十一条归档范围

文件材料归档范围是指记录和反映公路建设项目活动中，具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录，应收集齐全、整理立卷后归档的范围。具体归档范围及保管期限按交通部“公路工程竣工档案目录”（见附件1）执行。

第十二条归档文件的质量要求

（一）归档的建设项目文件应保证其中一套均为原件，其余各套为复印件。

（二）归档的建设项目文件必须齐全完整，必须准确反映建设项目各种活动的真实记录，必须符合其形成规律。

（三）归档的文件材料以不重不漏为原则。若卷与卷之间相互有关联的文件，可在备注中说明关联文件的位置。

（四）归档的建设项目文件必须做到审查签字盖章手续完备、制作及书写材料优良、书写工整、打印字迹线条清晰、图表整洁、格式统一。

1．不得用任何塑胶、塑封、塑膜、胶圈、塑料封面等易老化腐蚀纸张的材料做文件材料的封面或装订材料。

2．文件材料的书写材料应符合耐久性要求，禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、