01 文件控制程序(4)

4.7.2对于作废文件需要保存时，由办公室加盖“作废保留”标识，注明作废日期，以确保存档文件的得到有效识别，防止作废文件的非预期使用 4.8 文件的检索与借阅

4.8.1 文件的发放部门根据《文件收/发记录表》进行检索与管理。

4.8.2 借阅文件应经文件的发放部门负责人批准，借阅者必须填写《文件借阅/复制记录》，借阅者应在指定日期归还文件。 4.9 外来文件控制

办公室要确保公司所确定的策划和运行管理体系所需的外来文件得到识别，并控制其分发。包括：

4.9.1 各部门收到其外来文件时，应识别其适用性及版本的有效性，说明需要使用的理由，确定发放的范围，报送办公室，由管理者代表审批后分发，建立分发记录；

4.9.2 办公室要跟踪有关质量、环境、职业健康安全适用法律、法规、标准的发布信息，或采取其他的方式，及时修订过期文件目录，确保公司所使用的外来文件为有效版本。 4.9.3 对发放到公司外部的受控文件（如公司发给外包、供方单位的技术标准、作业(工艺)文件）要做出有效标识，出现更改时要与公司内部同步进行更改、作废、换新的控制。 5 相关文件

5.1《法律法规获取识别控制程序》 5.2《适用法律法规、标准规范一览表》 6 相关记录 6.1《文件一览表》 6.2《文件收/发记录表》 6.3《文件更改记录表》 6.4《文件更改通知单》 6.5《文件销毁申请单》 6.6《文件借阅/复制记录》 6.7《外来文件登记表》