01 文件控制程序(3)

4.3.1.6 与管理体系有关运用的管理软件、电子文件由办公室负责编制《软件/电子文件一览表》，公司管理体系相关受控文件电子版本，与书面文件具有同等效力；

4.3.2 文件破损、遗失或需增发时，相应部门应填写《文件增发申请单》，经办公室负责人审批后重新办理发放手续。 4.4 评审更新

4.4.1当公司组织结构、产品、工作流程、法律法规等发生改变时，文件发放部门应组织相关部门对部门所发放的有关文件的合理性、有效性进行评审。对需要改进的文件按本程序4.5条款进行更改。 4.5 文件更改

4.5.1管理体系手册、程序文件由办公室负责组织更改；技术性文件由技术部负责组织更改。

4.5.2 各部门由于工作需要，对文件提出更改时，应填写“文件更改申请单”，送办公室，由办公室对更改的内容进行审核，更改后的文件需重新发放，并将更改前的文件收回。 4.5.3 质量、环境、职业健康安全法律法规、技术标准的更新见《法律法规获取识别控制程序》。

4.5.4 其它各类技术文件的更改由发放部门实施。

4.5.5 与管理体系有关的外来文件的更新由办公室负责识别； 4.5.6以上条款同时适用于对有关的软件\电子文档格式文件的更改。

4.5.7以上所有文件的更改或更新按照原文件的流程更改，由原审批部门审批后发放。 4.5.8 发放时，文件更改部门填写《文件更改通知单》，该《文件更改通知单》随修改文件发至原文件持有人。 4.6文件的保存控制

4.6.1文件正式颁布后，报批文本文件实行有效期存档保存； 4.6.2所有存入磁盘的电子文件均应有备份，并进行登记和标识； 6.6.3文件的保管方式、环境要确保文件不损坏、不丢失； 4.6.4文件的使用者要确保所使用文件保持清晰，易于识别； 4.6.7任何人不得在颁发后文件上乱涂乱改，更不得私自外借。 4.7 作废

4.7.1凡作废的文件，要迅速从发放和使用场所收回，集中销毁。