第2章 需求分析

2.1 系统及需求分析

2.1.1 系统需求

企业管理已经成为我们这个社会今天谈论的热门话题。在对企业的管理中，建立和健全企业档案，是企业的重要工作环节。但目前的企业档案仍然是凝固的，有些企业的管理者只是在应付上级领导来视察时，才想起企业档案;或者在发生诉讼时，才急急忙忙地找档案。之后，任她束之高阁。尘封的档案没有在企业管理中完全发挥出她的功能和作用，这不能不说是企业管理中的一件遗憾事。企业档案是伴随着企业的产生而产生，随着企业的成长而丰富起来，是企业发展史的缩影，是企业全体员工实践经验和智慧的结晶。企业应当利用档案的知识价值和传播功能，采取各种方法和手段，注重档案的实用性，并将其融人企业管理之中。

企业档案的作用首先体现在反映企业的合法性。一个企业的产生、生产和在市场的各种活动是合法有效的，才会被客户或消费者认可。所以，企业不仅必须有效地保管好企业的营业执照企业组织机构代码、企业经营业务的专业性经营许可证、企业与用户签订的各种经济合同等，还必须根据企业的发展情况不断地更新或丰富。这些是依法保护企业自身权益的重要依据，否则，企业一旦需要诉诸法律，将因拿不出有力的证据，造成巨大的损失。

其次，企业档案的作用体现在真实反映企业的信用评价。其中企业法人的信用状况是评价企业信用非常重要的因素;企业的资金运转信息及资产状况对企业信用评价和企业发展更是至关重要。此外还包括企业高层管理人员的综合素质及团结状况;企业内部管理机构设置，关键岗位的人员素质和配备，企业员工的整体素质和配备信息，企业生产营销、用人等管理方面的主要方法和规定;企业产品或职能的质量认证书及相应凭证等等，这些企业组织管理信息和人力资源状况信息将真实反映出企业是否诚实可信，从而将影响乃至决定企业的发展与命还。

第三，企业档案运用得当，将同样能带来现实效益。某企业实行售后服务，建立了跟踪服务档案和用户档案。在一次用户回访中，一用户声称所购买的产品不符合其提出的产品加工要求，要求索赔。随即，这个企业查阅了此产品的生产图纸和书面合同，发现完全是按照其设计要求来生产加工的，丝毫没有差错。在铁的事实面前，对方无言以对，无理要求被驳回，一场纠纷得到化解。档案维护了企业的信誉，带来了效益。

第四，企业档案能够及时反映市场状况及竞争对手的情况，令企业迅速准确地作出决策。企业在不同时期，不同地区进行市场调查的所有市场信息应该随时存档，以备企业决策时查询。知己知彼方能百战不殆，企业档案不仅包含本企业的信息，同时应包含各个竞争对手的尽可能多的信息，这样才能使企业在竞争中多一份胜算。

第五，企业档案还具有教育员工、关心员工，增强企业凝聚力的作用。企业档案是一部浓