表2：文件字体、字号要求

10.2 文件资料版式要求

文件资料版式一般采用国际标准A4型（210㎜×297㎜），左侧装订。

页边距设臵要求：上边距37mm，下边距35mm，左边距28mm，右边距26mm。

“行距”设臵成“单倍行距”，或可根据实际情况调整“固定值”。

纸张页面方向的设臵要求，正文需设臵为“纵向”排版；图、表、附件可根据实际需求设臵成“纵向”或“横向”排版。

纸张大小的设臵要求为标准A4打印纸。 10.3 文件资料页码的要求

文件资料需插入页码，并体现在文件下边距居中的位臵。首页不显示页码。

汇编本的技术性文件。如：子文件不是同汇编本同时发放时，可单独设臵页码。其它类型文件页码必须连贯。 10.4 征求意见稿的特殊要求

管理性文件应在审核、标化前征求相关执行部门意见。征求意见稿不可以体现文件编号。征求意见稿的文件必须在文件名称后标注“征求意见稿”字样。

征求执行单位意见的文件，起草部门至少给执行部门3个工作日进行反馈。

针对反馈意见是否采纳或不采纳的理由，起草部门必须通过书面或口头电话的形式通知到相关反馈单位、部门或人员处。 11 文件编号

11.1 企业文件编号的组成

“企业标准编号”由公司代码、部门或处室代码、文件类别代码、文件框架代码、文件顺序号、发布年份号和版本号组成。

汇编本文件封皮的编号中不需要体现文件版本号，且汇编本中所有子文件必须设臵编号，其子文件编号内容由汇编本的编号和子文件在汇编本中的顺序号以及版本号组成。

作废的文件编号不能重复使用。 11.1.1 代码解释

表3：代码解释

11.1.2 文件类别代码

表4：文件类别代码

11.1.3 文件框架代码

备注：可根据公司实际情况添减模块

图4：文件框架代码

11.2 文件编号基本格式

单份文件编号组成部分：公司代码-部门或处室代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号-版本号代码。

汇编本文件编号组成部分：公司代码-部门或处室代码

-文件类别代码

-模块代码-

文件顺序号-发布年份号

子文件编号组成部分：公司代码-

单位代码-文件类别代码

-模块代码-文件顺序号-发布年份号-子文件在汇编本中的顺序号-版本号。

其它：记录表单执行时间小于或等于半年的，可不予以编号。 （1）公司各部门或处室文件编号格式如下：

编号：Q/MN-JT/

GL-9.3-1-2009-

室代码

顺序号

年份号

（5）汇编本文件编号如下：

编号：Q/MN-BL/

GL-9.3-1-2009

室代码

顺序号

年份号

（6）汇编本子文件编号如下：

编号：Q/MN-BL/

GL-9.3-1-

2009-

室代码

顺序号

年份号

12 文件资料的审批

文件资料在发布前必须得到审批，起草部门保留签字文件存档。现场出现的没有审批的文件视为无效文件。

公司或企业内部适用的文件由公司第一负责人审批。 13 文件的发放

文件的发放可分为纸版和电子版两种形式。

文件的发放范围需要在文件的“适用范围”中说明。

文件在发放过程中填写《文件发放记录》 ，换版时须要将旧版文件收回，并填写《文件回收记录》。

文件需要在实施日期的前两日下发到使用部门或处室。 下发的文件必须为纸板文件，电子版文件格式为PDF或是word的只读模式，电子版文件只允许行政中心及及总经办电脑保存，公司内部不得传阅电子版文件。 14 文件的更改、作废及销毁 14.1 文件的更改

14.1.1 文件不同类别的更改要求

汇编本文件的更改满足如下要求：

（1）汇编本中子文件更改时必须签发《文件更改（作废）单》。（见附件1）；

（2）汇编本文件只修改子文件时，《文件更改（作废）单》下发时需将更改后的子文件同汇编本文件同时下发使用现场，使用现场将作废的汇编本文件予以删除；

（3）单份文件更改时只需在“文件换版说明”中体现更换信息即可，不需要签发《文件更改（作废）单》。

表单的签发与更改需满足如下要求：