15.6.1 记录的填写

填写记录时，要严格按规定格式用中性笔或钢笔填写，不允许用铅笔或圆珠笔填写。

使用人员需严格按照其格式和内容要求进行填写，填写记录时要清晰，一般不允许有空项，不需要填写的格，一般以“／”填充,且每份有签字要求的记录必须有相关人员签字（以电子邮件形式传递的记录可以不用单线划去）。

记录的内容一般不允许随便更改或乱涂乱写。如需更改最多不超过二处，且更改处必须由相关填写人签字或加盖手章。 15.6.2 记录的保存

记录表单的起草部门应对所发放的记录的保存期限进行评审，评审把握的原则是满足法律法规的最低要求及工作实际需求。评审的形式可选择在制度中体现或通过会议评审或其它形式确定。

15.6.3 记录的收集、归档

各部门或处室根据工作需要和《档案管理制度》中要求自行规定。

15.7 文件的借阅/复制

执行《档案管理制度》。 15.8 文件资料监督检查

总经理办公室每年对各部门或处室文件（包括技术性文件和管理性文件）的管控情况进行抽查并出具考核结果。 15.9 外来文件的处理

有效外来文件（泛指法律、法规）的处理执行相关法律法规的相关要求执行处理。