办公室建立包括公司公文、管理手册、管理制度类及作业类文件以及外来文件的“有效文件清单”，通过纸质或信息管理系统公布。

各职能部门内部管理或作业用文件由各部门建立本部门“有效文件（内部制度）清单”，并报办公室备案。

文件更改或作废后，应及时更新“有效文件清单”。

十二、档案记录管理

各部门根据工作需要，可使用如下记录形式：

⑴纸质形式，如：表格、传真、照片等；

⑵电子媒体形式，如：录音、录像、光盘、数码照片、信息系统上的电子记录等；

⑶实物形式，如：奖牌、奖状、奖杯、证书等。

各部门在确定需使用的记录样式时，应尽可能使用现有已固化的记录样式，并按照第4章规定的格式框架要求，尽可能保证记录清晰全面。

政府机构对相关记录的样式有统一规定的，按其统一规定执行。

各种记录应按内容分类，由专人负责填写。记录填写要准确、及时、标识正确、内容具体、字迹清晰、逐栏填写，