若有空项应用“--”划去（备注除外）。

记录不得随意涂改，确需更改时，应采用划改的方式，划改处应签上更改人的姓名及更改日期。填写人对记录的数据、文字负责，在记录上应签署姓名、注明日期。

各部门建立本部门的“记录清单”，收集本部门产生的记录，并按名称、产生时间等进行分类标识整理。

部门之间根据需要移交记录，对重要记录的移交应填写“记录交接清单”。需归档保留的记录应按公司《档案管理办法》规定移交人事办公室存档。

政府机构对相关记录的收集、整理、移交有统一规定的，按其规定执行。

各部门对需保存的记录应放于安全、适宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丢失。

各部门根据工作需要，确定本部门记录的保管期限。并在“记录清单”中明确。但最低保管期限不应低于1年。存档记录的保存期执行《档案管理办法》。

公司内部人员因工作需要，经有关部门负责人同意，可以查阅该部门的记录。合同有规定时，顾客或其代表可以在商定期内查阅与合同有关的记录。