“作废”，以防混淆，该类文件应单独存放。

不需保留的作废文件，由负责回收的部门进行销毁，填写“文件管理一览表”。

十、外来文件管理

公司应确定管理所需的外来文件类别和明细，并确保外来文件得到识别，控制其分发。

公司各相关部门应按确定的外来文件类别和明细收集诸如行业标准、相关的法律法规、用户技术标准或要求、同行业相关技术标准要求等外来文件。

各部门收集到的外来文件应及时交与办公室归档管理，办公室将外来文件分类登记在“有效文件清单”中，备注“外来文件”。

外来文件的编号可采用原文件编号，如原文件无编号可自行编号，在每份外来文件封面右上角注明新的编号。

外来文件的借阅和发放由办公室负责，借阅和发放时要保留相关的记录，并在规定的期限内收回。

相关部门应关注外来文件的最新版本，并有新版本生效时，办公室应及时下发有效版本，并将旧版本收回。

十一、有效性控制