4.2.3.4 外来文件管理

公司办负责督促技术安全环保中心、质管中心、项目部、生产车间等收集质量、环境和职业健康安全方面体系方面的法律、法规、规章、标准、规范、图集等外来文件信息，并做好汇总；公司办负责外来行政文件的收集、识别与管理。

获得外来文件信息后，公司办应按《法律法规和其他要求识别控制程序》的规定进行识别，适时发布外来文件清单并及时更新。文件使用部门根据实际需要进行购置、发放和保管。

4.2.4(3.5.3) 记录控制

为了对与一体化管理体系有关的记录进行控制和管理，提供质量、环境和职业健康安全绩效符合要求及体系运行的证据，并为追溯和采取纠正、预防措施、持续创新等提供客观依据。公司制定了《记录控制程序》，由公司办对质量、环境、安全方面的相关记录进行主控。

4.2.4.1 记录应及时填写，字迹清晰，内容完整，且签字(盖章)齐全。

4.2.4.2 公司项目部、生产车间内部制订的记录由其制订部门确定记录的类别代号。

4.2.4.3 记录的保存部门应编制记录清单，对记录进行编目和适当标识，以便于识别和检索。并提供适宜的贮存和保护条件，防止记录损坏。

4.2.4.4 属工程技术资料的记录由技术安全环保中心有关人员按照建设工程质量验收规范及《建设工程文件归档整理规范》的规定及时收集、完善，工程具备竣工条件后，项目部资料员收集齐全并报技术安全环保中心进行审核，符合要求后装订成册，按规定移交建设单位和公司档案室存档，并办理移交手续。

4.2.4.5 工程技术资料及其它需要归档的记录按《档案工作管理规定》执行。对不需归档的记录，部门自存的应保存3年，技术安全环保中心自存的应保