08成文信息控制程序(8)

西安****科技有限公司版本状态 NO.04

程序文件

Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第8页记录的保存时间应满足顾客和法律法规的要求，并按产品实际使用的有效期确定保存期限。公司记录的保存期限分为长期（10-30年）、中期（5-10）和短期（5年以下）。记录保存期限在记录清单中做出规定。

5.12.4记录的借阅

a)各部门应建立《质量记录明细表》，公司内部需借阅记录时，应按《成文信息借

阅登记表》做好登记手续并规定归还日期。必要时（借阅重要记录时）需经部门

主管批准后方可借阅。对于过期未还的，由保管人员及时追回；

b)借阅的记录不得更改、遗失、损坏和拆页；

c)记录不得外借，合同要求时，在商定期内，经公司领导批准，记录可提供给顾客、

供方查阅。

5.12.5正在使用中的记录由使用部门负责收集、保管和保护，防止丢失和污损；

5.12.6已完成的记录信息，由使用部门按记录的数量定期装订，装订时按记录的先后顺序整理，摆放整齐，加封面，标注记录编号、名称、日期范围等；

5.12.7超过一年的记录应交到质量部进行归档保管，归档时应按照档案室管理要求，依据记录的保存期限，对记录进行编目，便于查阅和检索；

5.12.8特殊媒体形式的记录信息的控制

记录的形式除通常情况下的硬拷贝形式外，在特定的条件下或场合下，亦可能以其他形式呈现，如保存于磁带、软盘、网络服务器中的记录等，对于该类记录信息的控制原则同上，对于保存于光盘、硬盘中的记录信息应考虑防磁、防压、防晒、防水等，并及时备份，防止贮存的内容丢失；

5.12.9 记录的处置

a)过期的、已经没有必要保存的记录，由保管人员填写《成文信息处置审批表》，由

部门负责人审查，公司主管领导批准后，进行销毁,销毁时应有监督人，并做好

记录；

b)《成文信息处置审批表》各部门应长期保存。

6 相关程序、相关文件

无

7 相关记录

7.1 GHJL-CX08-1（NO.04）《成文信息发放回收记录表》