08成文信息控制程序(7)

西安****科技有限公司版本状态 NO.04

程序文件

Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第7页

张文件并按规定审签，方可有效；

5.10.4成文信息使用部门应妥善保管所使用的成文信息，发现破损或不清时，及时向质量部提出申请更换，任何成文信息不得擅自外借及复制，以旧换新时分发号不变，旧文件销毁；

5.10.5文件丢失时，责任人应提出书面补发申请，主管领导审批后由质量部补发并进行登记；

5.10.6顾客要求或不能打印成纸张的成文信息，而使用非纸张性文件时，应有备份，即

A、B盘，其中A盘（原盘）经审批后存档，B盘提供使用；

5.10.7非纸张性成文信息应存放在适宜的环境条件下，如防潮、防火、防尘、防阳光直射、防压、防消磁、防霉烂、防虫蛀等，并定期检查。

5.11**版成文信息的管理

5.11.1需要公示的管理类及公司外主管部门提供的文件化信息需经主管领导同意，方可打印；

5.11.2其余**版形式的文件化信息可使用OA系统或**平台进行传递；

5.11.3对于以**版形式发放的文件化信息除非使用部门有特殊要求，也可以将文件扫描或转换成PDF格式下发。

5.12记录信息的收集、贮存、保护、检索

5.12.1 记录空白表格的管理

a)程序文件规定的记录表格由质量部汇总成册进行管理，并保证各有关工作场所都

能收到相应的空白表格。其他记录表格由各部门设计，报质量部备案；

b)质量部负责编制公司的《质量记录明细表》（GHJL-CX08-7（NO.04）），内容包括：

记录名称、编号、保存部门、保存期限等。

5.12.2记录的保管、归档和贮存要求

a)各部门应指定专人负责本部门各类记录的管理。重要记录，如产品环境试验、定

型（鉴定）试验记录、产品出厂记录等应及时整理归档；

b)质量管理室负责归档记录的管理，归档的记录应汇总、编目，保持记录的顺序号

或日期，便于查询。在封面或侧面注明部门、记录名称和年份，便于存取和检索；

c)记录储存环境要防潮、防火、防虫蛀和鼠害等；

d)存于电脑或**文件的记录要防病毒、应有备份。

5.12.3记录的保存期限