08成文信息控制程序(6)

西安****科技有限公司版本状态 NO.04

程序文件

Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第6页名；

5.7.5更改后的成文信息应及时发放相关部门，确保现场使用成文信息的有效性；

5.7.6 各更改部门保存更改记录。

5.8成文信息的归档、保存及销毁

5.8.1技术部应确定哪个过程应形成哪些技术文件，哪些技术文件应保存或归档，对需归档的技术文件应按要求及时进行归档；

5.8.2成文信息应分类存放在干燥、安全的地方；

5.8.3各部门指定专人负责保存相关的成文信息，以方便存取和查阅；对于涉密的成文信息，由各部门兼职保密员负责妥善保管，确保涉密信息不泄露；

5.8.4作废的成文信息由发放部门收集后，办理“成文信息处置审批表”（GHJL-CX08-4（NO.04）），按规定进行销毁；

5.8.5作废留用的成文信息，应加盖“作废保留”印章作为标识并单独存放；

5.8.6任何人不得在受控成文信息上乱涂乱画，确保成文信息整洁和清晰；

5.8.7员工岗位变动或调离时，应由其所在部门负责人收回其所持有的成文信息后，才能办理调离或变动手续（部门负责人变动由质量部收回），并由该部门文件管理员收回交质量部作好相应的收、发登记或注销。

5.9外来成文信息的控制

5.9.1外来成文信息包括国家法律法规、标准、等由综合部填写“外来成文信息件清单”（GHJL-CX08-5（NO.04））统一实施管理；

5.9.2外来技术文件包括产品规范、技术图纸、资料等由技术部填写“外来成文信息清单”统一实施管理；

5.9.3外来成文信息应加盖“外来文件”印章作标识，并控制分发范围；

5.9.4技术部负责收集国际、国家和行业标准的最新版本，并识别其适用性，确保使用适用文件的最新版本。

5.10文件的借阅和复制

5.10.1公司内部借阅归档文件应办理借阅手续，填写“成文信息借阅登记表”（GHJL-CX08-6（NO.04）），外单位借阅文件必须经公司主管领导批准；

5.10.2因工作需要复制成文信息、图样时，须经文件管理部门同意，由文件管理部门复制，并进行登记；

5.10.3质量管理体系文件以纸张文件为主，存在电脑中的成文信息使用时必须打印成纸