08成文信息控制程序(5)

西安****科技有限公司版本状态 NO.04

程序文件

Q/GH -CX08-2017文件控制程序共9页第5页5.4.6 确保图样和技术文件协调一致、现行有效；

5.4.7 确保成文信息保持清晰、易于识别和检索。

5.5成文信息的发放

5.5.1 成文信息的发放范围由该成文信息的主管领导审批，成文信息发放时应填写《成文信息发放回收记录表》，接收人签字领用；

5.5.2公司范围内发放的成文信息为受控文件。其中质量手册和程序文件应在封面加盖“受控”印章；并注明发送编号。提供给认证机构和供方的文件，按内部受控文件处理。其他对外提供的质量手册和程序文件为非受控文件，不加盖印章；

5.5.3当使用的成文信息严重破损影响使用时，应到发放部门办理更换手续，补发新成文信息时，仍沿用原成文信息分发号，破损成文信息由发放部门收回；

5.5.4若成文信息丢失，应向发放部门说明丢失原因，申请补发。补发的成文信息应给予新的分发号，并注明原成文信息分发号作废；

5.5.5 各使用部门对接收的成文信息应分类登记，并认真保管所有受控成文信息，不得私自外借；

5.5.6成文信息应发放到位，确保使用成文信息的场所均能获得适用成文信息的有关版本；

5.5.7对存入软盘的成文信息应有备份并进行标识（如文件名称、编号、版本号等）。对以**媒体形式保存的成文信息，其更改应由专人负责，必要时设置相应的密码。

5.6成文信息的评审

每年第四季度由质量部收集有关部门意见，对现有质量管理文件的符合性、适用性、协调性和充分性进行评审，必要时进行修订。

5.7成文信息的更改

成文信息发现不适用时，成文信息编制部门应及时进行修改，其修改应履行审批手续。

5.7.1质量管理文件的更改，由质量部组织实施。填写“成文信息更改单”（GHJL-CX08-3（NO.04））按原审批程序批准后实施；

5.7.2技术文件的更改由技术部办理“成文信息更改单”，按规定审批后，实施更改；

5.7.3 其他成文信息的更改，由相应主管部门填写“成文信息更改单”，经审批后，实施更改；

5.7.4成文信息更改的方式，如换版（加版本号）、换页、局部修改等，需在“成文信息更改单”中注明。局部更改的方法为“划改”，并做更改标记，更改人要在修改记录栏签