根据部门大致的职责初步确定部门需要哪些基本的职位。如销售部职位：部门经理、部门副经理、行业销售主管、高级销售经理、销售经理、销售助理等

在准备阶段需要注意的是：

a、一般，至少需要两名专业人士组织部门职责分配的集体访谈，一名作为主要的访谈人，另一名则做好记录；

b、会议负责人（部门领导和人力资源管理者）应事先确定访谈对象的名单，原则上，每个职位至少需要一名代表参与访谈；并对要访谈的相关人员进行培训，培训的内容包括职责分配的目的，基本过程等，并要求访谈对象提前准备；必要时，负责人应单独接触部分访谈对象，确认他们的准备程度；

c、在会议正式开始前，负责人应该确认会议室的基本情况，会议室应该足够大，应该有足够大的白板或白纸，可以考虑用投影仪，以便直接在电脑上操作。

B、确定部门的主要工作职责

与会人员一起讨论确定部门的主要职责，并将主要职责在《部门职责分配图》的左侧按流程的顺序列出。需要注意的是：

a、部门职责的列举、概括关系到部门职责分配图的质量，因此，必须确保部门职责概括的准确与全面。

b、为了确保部门职责的全面和准确，可以参看企业关于该部门主要职责的说明文件。 c、在列举部门职责时，应注意职责之间的逻辑关系，避免交叉和遗漏。

d、如果进行了价值链及关键增值活动和关键支撑性活动的梳理，可以讲部门承担的关键增殖活动和关奖支撑性活动作为部门职责。

D、确定职位的职责，形成部门职责分配图

在列举出部门职责后，由部门经理主持，按部门基本职责列举出每个职位在该职责中的工作任务是什么。需要注意的是：

a、采用集体访谈的形式来收集各任职者或其他人员对各职位职责的理解；

b、在访谈时，不要试图去概括总结该职位的职责，而应侧重于该职位在流程的某一环节上做了什么，典型的提问方式是：“这项工作在什么条件下开始，由谁完成？”、“接下来，谁做什么事情”；“同时有其他职位需要做什么吗？”；“再接下来，需要做什么事情，由哪个职位或哪些职位承担”；“一直到这项职责处理的最后输出结果是什么，由哪个职位承担？”