文件控制系统培训教材(13)

文件控制：按照企业对文件管理的要求,对文件审批、发布及更改进行控制,有效的文件管理能给企业管理带来规范化和系统化,并确保体系持续稳定地运行,但也给企业带来了大量的书面文件处理工作,耗用了较多的人力物力资源。文件控制系统采用计算机管理和网络技术,实现文件控制过程的网上运作,大大提高了工作效率, 防止文件失控并使办公自动化及无纸化管理成为可能。

4.2 文件权限

文件控制系统有严密的权限控制体系，包括文件的审批、查看、打印等权限。系统管理员、有权限的用户根据用户的角色设置不同文件的权限。 在文件编辑界面，点击“权限”按钮，将进入权限设置界面：

z 文件的权限可分别设置用户和用户角色权限。

z 为了快速设置权限，可从其他文件复制权限。

4.3 文件修改

文件修改分为文件没有生效的修改和文件已经生效的修改。文件没有生效的修改，系统将不提示输入文件版本；而修改生效文件时根据选择可以生成新的版本，也可以只是修改文件内容，不进行版本升级。

在文件编辑界面，点击“修改”按钮，将进入文件修改界面： z 文件修改操作同文件新增。

z 文件修改同样可以从磁盘文件导入或修改已经存在的系统文件内容。 z 修改生效文件，根据用户权限（文件版本控制权限）可以控制是否升级

文件版本。