办公室工作规范与技巧

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全司办公室工作规范及技巧 培训讲义

主讲：李和平 主讲： 郴汽集团董事、董秘、 郴汽集团董事、董秘、办公室主任 October 19 20092010-112010-11-2 1

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培训专题内容第一专题： 第一专题：公文写作基本规则 第二专题： 第二专题：常用公文起草要领 第三专题： 第三专题：办公室建设与管理

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第一专题： 第一专题：公文写作基本规则 一、认识公文写作的特点 公文写作的根本特点：规范性强 公文写作的根本特点： 受领导之命，代机关立言。 以文辅政” 受领导之命，代机关立言。“以文辅政” 目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。 目的：为处理公务服务，排斥个性化写作。 内容：真实地反映事实，排斥文学手法。 内容：真实地反映事实，排斥文学手法。 格式：具有规范体式，符合公文格式标准。 格式：具有规范体式，符合公文格式标准。 表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。 表达：采用应用文体，恰当运用公文术语。 时限：在领导规定的时间内完成任务。 时限：在领导规定的时间内完成任务。2010-112010-11-2 3

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二、遵循公文格式规范依据国家机关公文格式标准(GB/T9704-1999) 依据国家机关公文格式标准(GB/T9704眉首：发文机关标识；发文字号； 眉首：发文机关标识；发文字号；密级与保密 期限；缓急时限；签发人标识；份号。 期限；缓急时限；签发人标识；份号。 主体：标题；主送机关；正文；附件； 主体：标题；主送机关；正文；附件；生效标 识；成文日期；附注。 成文日期；附注。 版记：主题词；抄送机关；印发机关；印发日 版记：主题词；抄送机关；印发机关； 期；印数。 印数。2010-112010-11-2 4

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三、公文写作基本步骤与方法(一)做好准备工作思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行 思想准备：接受拟稿任务后， 文目的？主题？文种？公文重点？ 文目的？主题？文种？公文重点？ 材料准备：围绕主题收集材料。 材料。 材料准备：围绕主题收集材料 方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方 形式与表达方 方案准备：总体构思，确定篇章形式 式，拟制提纲，确定各部分的基本 拟制提纲， 框架。 框架。2010-112010-11-2 5

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三、公文写作基本步骤与方法(二)正式起草阶段(操作要领) 正式起草阶段(操作要领)

拟写规范标题； 设计好开头和结尾； 拟写规范标题； 设计好开头和结尾； 安排主体结构； 确定表达方式。 安排主体结构； 确定表达方式。

注意事项： 注意事项：(1)接受任务后抓紧办理。 接受任务后抓紧办理。 (2)根据提纲有条理地写作。 根

据提纲有条理地写作。 联合发文做好协商工作。 (3)联合发文做好协商工作。 处理好材料和观点的关系。 (4)处理好材料和观点的关系。 遵循公文格式规范。 (5)遵循公文格式规范。 符合文字表达规范。 (6)符合文字表达规范。2010-112010-11-2 6

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三、公文写作基本步骤与方法(三)加工修改阶段 作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。 作用：保障文稿更加准确、鲜明、简练。 范围： 范围： 审读内容：主题、观点、材料、数据等。 审读内容：主题、观点、材料、数据等。 推敲文字： 段的讹、 推敲文字：字、词、句、段的讹、夺、衍、倒 方法： 方法： 拟稿人读改法； 拟稿人读改法； 请人代改法； 请人代改法； 集体讨论法； 集体讨论法； 冷处理法。 冷处理法。2010-112010-11-2 7

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四、公文写作的基本要求(一)目的明确，行文有据，主旨单一。 目的明确，行文有据，主旨单一。 1、明确“为了……”; 明确“为了……”; 2、明确“根据……”; 明确“根据……”; 3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？ 明确“干什么” 请示何事？通知何事？(二)内容合法、务实、符合领导意图。 内容合法、务实、符合领导意图。 1、符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章， 符合法律法规、上级规定、本机关既定政策规章， 这是制定决策和发文的根据。 这是制定决策和发文的根据。 2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。 从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。 3、符合领导意图。(动笔前、起草中、完稿后) 符合领导意图。(动笔前、起草中、完稿后) 。(动笔前2010-112010-11-2 8

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四、公文写作的基本要求文字表达准确、鲜明、简练、得体。 (三)文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确(概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范) 准确(概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范) 鲜明(观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要) 鲜明(观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要) 简练(锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明) 简练(锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明) 得体(文体要求、书面语言、术语规范) 得体(文体要求、书面语言、术语规范)

合理组织语言。 (四)合理组织语言。 表意清晰；合乎事理；搭配合理； 表意清晰；合乎事理；搭配合理； 成分完整；语序得当。 成分完整；语序得当。组织 修改2010-112010-11-2 9