三、股份公司科学技术 档案管理规则

内第一章 第二章 第三章 求 第四章 第五章 第六章 第七章

容

总则 科技文件材料的形成和归档 科技文件材料归档范围及质量要 科技文件材料立卷归档 科技档案的保管与编目 科技档案的分类编号 附则

第一章

总

则

第一条明确了制定本规则所依 据的标准及编制的作用和目的为加强总公司科学技术档案管理，统一 总公司科学技术档案(以下简称科技档案) 工作标准，充分发挥科技档案在各项工作 中的作用，根据《中华人民共和国科学技 术档案工作条例》及《中国铁路工程总公 司档案管理办法》,制定本细则。

第二条阐述了股份公司对科技 档案的定义

科技档案是指企业在建设工程项目、科 学研究、生产技术等活动中形成的，具有保 存价值的文字、图纸、图表、照片、影片、 磁盘、光盘、录像、录音带等科技文件材料。

第三条确立了股份公司科技档 案的分类

1、建设工程项目档案(简称工程档案) 2、科学技术研究档案(简称科研档案) 3、产品技术档案(简称产品档案) 4、设备仪器档案(简称设备档案) 5、标准档案(简称标准档案) 6、临管运营档案(简称临运档案)

第四条明确股份公司科技档案 的工作的基本原则和地位科技档案 是总公司档案工作的重要 组成部分。应坚持统一领导、分级管理 的基本原则，各单位根据科技档案比重 的实际情况，确定分管领导和工作机构。 档案业务受总公司档案科统一领导； 集团公司档案管理实行两级建档； 档案管理机构设有分管领导。

第二章

科技文件材料的 形成和归档

第五条 各单位应当建立、健全科技文 件材料的形成、积累、整理、归档制度， 有关部门应设专人负责，有相应的检查、 控制及考核措施，做到每一项工程、科 研、生产等活动，都有完整、准确、系 统的科技文件材料归档保存。

专人负责本单位档案工作； 建立完备的档案管理制度； 有到位的控制措施。

第六条 各单位要将科技文件材料的形 成、积累、整理和归档工作纳入企业 科技工作程序和工程、科研、生产等 各项管理计划和程序中，列入有关部 门、人员的职责范围。 “三纳入”:将档案工作纳入工程建设计划； 纳入生产、技术管理各个环节；纳入领导和工 作人员的岗位责任制。

第七条 各单位在对工程项目、科研成 果、产品试制、设备开箱或其它技术项 目进行鉴定、验收时，要有档案部门人 员参加，对应归档的科技文件材料加以 验收。没有完整、准确、系统的科技文 件的项目，不能验

收。 四参加”:档案人员参加生产、科技会议； 参加科研成果鉴定；参加基建项目竣工验收； 参加重要仪器、设备的开箱工作。

第三章

科技文件材料归档 范围及质量要求

(一)系统收集对照归档范围，接收收集各部门、各有 关人员形成的材料。 将接收进来的材料再检查一遍，确保符 合原始、完整、准确等要求。 区分不作为科技档案归档的文件。如文 书文件、普法性文件、重份文件、事务 性文件等

1、归档范围应考虑原则

1、价值原则：反映企业经营、生产情况，具 有重要保存价值并长远保存的文件材料。 2、专业原则：对本单位首次涉及的工程专业， 反映施工技术水平的新技术、新设备、新工 艺、新材料等。 3、分级原则：总公司分级档案管理体制，各 集团公司必须确定集团公司和各子分公司的 档案收归范围，集团公司以重、大、新为主， 基层对所施工的项目工程档案全部收集。

2、科技档案的收集实行相关单 位主送制 由于科技档案不止一个单位拥有，

但在丰富馆藏的过程中，为了避 免科技档案内容的大量重复且有 利于利用，各单位在收集过程中， 可确定主送单位，以保证主送单 位收集档案的质量。

3、科技档案的收集渠道

项目部——单位工程的竣工文件、补充合同、工程竣工决算、优 质工程及文明工地文件及其它载体形式奖惩档案、施工中来往文 件、竣工验收报告(包含国家、铁道部、单位工程)、审计报告、 工程项目采用的标准图(属于标准档案)等。 经营开发部门——合同、中标通知书、合同评审文件等。 企业发展规划部门——QC成果、企业管理标准等。 项目管理部门——末次计价、合同、合同评审、工程竣工决算、 施工工法等。 科技部门——科研项目档案、工程建设规范(标准档案)等。 安质部门——工程评优(鲁班奖、火车头奖、詹天佑奖、各省部 级以上奖牌、证书等) 基地管理部门——自建项目的临时发包管理机构形成的自建工程 项目工程前期文件、土地购置文件等。 设备部门|——设备档案的购置合同、随机使用说明书、设备安装 材料、维护保修文件等。 公司办公室——国家竣工验收报告、施工技术总结、客户反馈信 息处理文件、工程保修书。

第八条 工程档案的含义及归档范 围

新建、改建、扩建、维修的建设工程项 目在勘测、设计、施工和竣工验收活动 中，形成的预可行性研究、可行性研究、 初步设计、施工设计、施工记录、竣工 图、交接验收报告、技术总结、监理文 件及审批鉴定的文件材料、图纸、照片、 光盘

等各种载体形式的材料。

如何做好建设工程项目文件材料的 日常管理工作

“三同步”:下达工程计划任务与提出 科技文件材料归档要求同步；检查计划进 度与检查文件材料形成情况同步；验收、 鉴定科研成果与验收档案同步.

1、项目部应明确专人兼管文件材料的管理工作。 2、项目部应相对集中保管应归档文件材料，按照 档案管理要求做好平时立卷工作。 3、兼职资料员要监督检查形成过程中的文件材料 载体是否符合归档要求。

一个建设项目如何注重收集并及时收集 到科技文件材料，见下图