如何管好项目预算和成本控制

IT项目成本管理包括确保在批准的预算范围内完成项目所需的各个过程。“批准的预算”和“项目”是项目成本管理的两个关键词语。项目经理必须明确项目范围、交付时间和成本估算,努力减少和控制成本满足项目需求。

如何管好项目预算和成本控制无论是在国内还是国外，项目管理的学科、技术和应用的普及与发展已经进入了一个飞速发展的时代，信息技术的发展又将IT项目管理推向了全新的应用高度。但随着IT项目服务范围、用户数的增加，导致企业IT项目管理成本快速增长，企业信息化成本居高不下，项目超出预算的情况时有发生。IT项目的成本管理可能是项目管理进程中最为复杂、繁琐的事。但是，为了让企业的IT投入物有所值，为了确保项目的成功，有效的成本管理是十分必要的。

一、IT项目成本管理主要过程

IT项目成本管理包括确保在批准的预算范围内完成项目所需的各个过程。“批准的预算”和“项目”是项目成本管理的两个关键词语。项目经理必须明确项目范围、交付时间和成本估算，努力减少和控制成本满足项目需求。项目的成本管理主要过程如下图所示：

二、资源计划

资源计划是要确定完成项目需要什么资源、资源的数量以及什么时候使用这些资源。资源计划是成本估计、成本预算和成本控制的前提，组织和项目的特征将影响资源计划；制定资源计划真正实用的工具是专家判断和替代方案。

1、专家判断

拥有类似项目经验和专长的人员在完成项目资源计划时是非常重要的，他们和项目的执行组织一起有助于决定什么资源是必须的。

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2、可替代方案

详细的集体讨论和评估与资源有关的替代方案是非常重要的，不同的替代方案可做出不同的成本估算（由于多数项目都涉及到很多人力资源，不同公司的人力成本差别很大）。

三、IT项目成本管理的内容

一般而言，IT项目的成本管理通常由以下三个主要步骤构成：

1、识别项目成本动因

成本动因是揭示成本费用开销的业务驱动因素，依据成本动因来进行成本分类，可以帮助我们较快地透过财务数据发现业务环节中隐含的问题。尽管成本动因随项目所处的业务环境、项目类型不同而变化，但一般说来，IT项目成本可以分为以下四类：

（1）人力资源成本：与项目人员相关的成本开销，包括：项目成员工薪和红利、外包合同人员和临时雇员薪金、加班工资等。

（2）资产类成本：资产购置成本，指产生或形成项目交付物所用到的有形资产，包括：计算机硬件、软件、外部设备、网络设施、电信设备、安装工具等。

（3）管理费用：用于项目环境维护，确保项目完工所支出的成本，包括：办公室供应、房屋（租金，设备）、支持服务等。

（4）项目特别费用：在项目实施以及完工过程中的成本支出，包括：差旅费、餐费、会议费、印刷及复印等费用。

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2、项目成本估算和预算

（1）成本估算影响因素

项目预算将项目的预期投入成本予以量化，这一预算必须建立在对项目可能发生的成本和费用合理、实际的估算基础上。项目成本估算既要富于科学理性，也要借助逻辑判断和经验常识的积累。

事实上，已有类似项目的成本数据对现有项目的参考价值最大。在项目成本估算时，我们还应考虑下列一些重要因素：①项目中涉及的特定成本因素依赖于项目的需求；②过去类似项目的成本支出情况；③项目参与者的意见和反馈。

（2）成本估算方法

成本估算时，应尽可能多搜集相关信息、经验和意见，下列估算方法和计算公式可以在进行成本估算时参考：

再精确的项目成本估算也只是估算，依据这些估算而制定的项目预算不可能一成不变。项目会经常有所调整，项目外部环境的变化也会影响项目成本费用的支出。为了应付这种不确定性，项目经理在准备项目预算时通常会考虑“机动因素”，这一“机动因素”通常以项目预计成本的5%-10%来计提，以应对不可预料情况的发生。

（3）成本预算

成本预算定义：成本预算是将项目成本估算分配给单个工作任务，制定一个成本基准计划以衡量项目绩效。

成本预算中应该包括项目中所有期望完成的工作的成本。还会有一些未被识别的其他活动也需要加入到这个预算中。预算中还应该包括一部分储备金，以应

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