人事档案管理制度

人事档案管理制度

一、总则

为了加强干部、职工档案工作，提高科学管理制度水平，有效地利用和保护档案，为历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部、职工提供重要依据，《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》人才高院中心等部门的法规条例制定本制度。

二、人事档案管理部门的职责

（一） 保管干部档案，为国家积累档案史料；

（二） 收集、鉴别和整理教工档案材料；

（三） 办理教工档案的查阅、借阅和传递；

（四） 登记教工职务、工资的变动情况；

（五） 为有关部门提供教工的情况；

（六） 做好教工档案的安全、保密、保护工作；

（七） 办理其他有关事项。

三、人事档案分为正、副本，副本可视工作需要建立

（一）教工档案正本由历史地、全面地反映教工情况的材料构成，包括：

第一类 履历材料；

第二类 自传材料；

第三类 鉴定、考核、考察材料；

第四类 学历的评聘专业技术职务（工人专业技术等级）材料，包括学历、学位、成绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料；

第五类 政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党参加工作时间等问题的审查材料）；

第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类 奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范、先进工作者等先进事迹）； 第八类 处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；

第九类 录用、任免、聘用、转业、复员、工资、待遇、出国、归国、离休、退职材料及各种代表登记表等材料；

第十类 其他可供组织上参考的材料。

（二）教工档案副本是教工档案正本主要材料的复制作。教工档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成：

第一类的近期履历材料；

第三类的主要鉴定、干部考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；

第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料；

第七类别有如重复的材料，也归入副本。

四、人事档案材料的收集

凡符合第五条规定的材料均属收集的范围，形成人事档案材料的部门，在形成档案一个月内，应按要求将材料送交人事档案管理部门归档。

人事档案管理部门发现有关部门送交归档的材料不符合归档要示或缺乏相关材料，应及

时通知形成材料部门补送或补办手续。形成教工人事档案材料的，应按规定及时认真办理。

五、人事档案材料的归档

材料在归档前，人事档案管理部门必须对材料进行认真鉴别。归档材料必须反映真实、完整齐、文字清楚、对象明确，手续完备的正式材料。

对不属于归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分情况予以处理。销毁的材料，必须详细登记，并报主管院长审查批准。

材料归档实行登记制度，注明材料的送交时间、材料内容、归档对象、提料部门，并由送交人与接收人签名。

六、人事档案材料的整理

（一） 人事档案材料必须及时入库、归档，防止遗失和泄露。

（二） 人事档案必须定期整理原则上半年一次。装订成卷的档案必须认真细致检查，合格

后方能入库。

七、人事档案的查阅借用程序

因工作需要查阅和借用教工档案，须遵守以下规定：

（一） 查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅教工档案的规定办理审批手续。

不能仅凭调查证明或介绍信等到查阅教工档案；

（二） 档案管理部门根据规定，确定是否提供和提供什么材料；

（三） 凡查阅教工人事档案，使用单位应由本院主管领导批准后，方可查阅；

（四） 档案一般不外借。如必须借出作用时，要说明理由，经过主管领导批准，度严格履

行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人；

（五） 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

（六） 查阅人员应遵守档案查阅注意事项。查阅档案时，必须严格保密制度阅档规定，严

禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向公布档案内容，违犯者视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理；

（七） 借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中

取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）。

八、人事档案的转递

对新录用人员及调入人员的档案，人事档案管理部门要做好归档工作久未转到的档案，应与有关转出单位及时联系，谨防丢失。

对调出人员的档案，也应在当事人办理调离手续一个月内将当事人档案交给新单位。 档案转递应通过机要交通或派专人取送，不准邮寄或交干部本人自带。

九、本制度未尽事宜，按国家档案管理工作的有关规定执行。

十、本制度自印发之日起执行，由学院人事部门负责解释。