5 电子文件管理1(20)
时间:2025-07-06
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5.4 应建立电子文件有效管理制度并采取相应的技术保证措施。
5.5 电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定,针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒侵害等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策,主要有:网络设备安全保证;数据安全保证;操作安全保证;身份识别方法等。
6、电子文件的收集与积累
6.1 收集积累要求
6.1.1 记录了重要文件的主要修改过程和办理情况,有查考价值的电子文件及其电子版本的定稿均应被保留。正式文件是纸质的,如果保管部门已开始进行向计算机全文的转换工作,则与正式文件定稿内容相同的电子文件应当保留,否则可根据实际条件或需要,确定是否保留。
6.1.2 当公务或其他事务处理过程只产生电子文件时,应采取严格的安全措施,保证电子文件不被非正常改动。同时应随时对电子文件进行备份,存储于能够脱机保存的载体上。
6.1.3 对在网络系统中处于流转状态,暂时无法确定其保管责任的电子文件,应采取捕获措施,集中存储在符合安全要求的电子文件暂存存储器中,以防散失。
6.1.4 对用文字处理技术形成的文本电子文件,收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等,必要时同时保留文字处理工具软件。文字型电子文件以XML、RTF、TXT为通用格式。
6.1.5 对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件,收集时应将其转换成通用格式,如无法转换,则应将相关软件一并收集。扫描型电子文件以JPEG、TIFF为通用格式。
6.1.6 对用计算机辅助设计或绘图等设备获得的图形电子文件,收集时应注明其软硬件环境和相关数据。