第2章 Excel在会计凭证中的应用

本章学习目标 本章主要讲解会计凭证的相关知识以及 如何利用Excel填制会计凭证。通过本章 的学习，应掌握以下内容： 会计凭证的概念、意义、种类和格式 记账凭证模板的设计和修改方法 记账凭证的填制方法

2.1 会计凭证概述

2.1.1 会计凭证的意义 2.1.2 会计凭证的种类

2.1.1 会计凭证的意义

(1)填制会计凭证，可以及时、正确地反映各 项经济业务的完成情况。 (2)审核会计凭证，可以发挥会计的监督作用。 (3)通过会计凭证的填制和审核，可以分清经 济责任，强化经济责任制。 此外，会计凭证记录的内容还是一种反映经济情 况的可靠的档案资料，通过填制和审核会计凭证 就为企业、行政、事业等单位准备了一套如实记 录经济活动情况的档案资料，以供日后的查阅、 分析和利用。

2.1.2 会计凭证的种类

(1)原始凭证。原始凭证是在经济业务发生 或完成时，由经办人员取得或填制的，用以记 录、证明经济业务的发生或完成情况的会计凭 证，是具有法律效力的原始书面证据，是编制 记账凭证的依据，是会计核算的原始资料。对 于那些不能用来证明经济业务事项已经实际发 生或完成的文件和单据，不能作为原始凭证， 如对账单、请购单、合同等。 原始凭证按其取得的来源不同，可分为自制原 始凭证和外来原始凭证。

2.1.2 会计凭证的种类

(2)记账凭证。记账凭证是指会计人员根据 审核无误的原始凭证及有关资料，按照经济业 务事项的内容和性质加以归类，并确定会计分 录，作为登记会计账簿依据的会计凭证。记账 凭证的基本内容一般包括以下几个方面： ① 记账凭证名称及填制记账凭证单位名称；② 凭证的填制日期和编号；③ 经济业务的摘要； ④ 会计分录；⑤ 记账标记；⑥ 附件张数；⑦ 有关人员签章。

2.2 记账凭证的填制

2.2.1 记账凭证的填制程序 2.2.2 记账凭证模板的设计 2.2.3 记账凭证的填制

2.2.1 记账凭证的填制程序

首先审核原始凭证的真实性、合法性、 正确性和完整性；其次，根据原始凭证 或原始凭证汇总表中所记录的经济业务 内容，按照会计制度的规定，运用复式 记账原理，确定应借、应贷的会计科目 和金额；再次，按照记账凭证的内容、 格式及填制方法，填制记账凭证；最后， 将填制好的记账凭证交由审核人员进行 审核，审核通过后作为登记账簿的依据。

2.2.2 记账凭证模板的设计

(1)启动Excel,打开一个新工作簿，输入记 账凭证的有关项目，并完成相应单元格公式的 设置设置记账凭证的

格式。 (2)在“文件”菜单中选择“另存为”命令， 在“另存为”对话框中的“文件名”处输入 “记账凭证模板”,单击“保存类型”框右边 的下拉箭头，并从弹出的下拉列表中选择“模 板”类型，此时“保存位置”框自动切换到 “Templates”文件夹。

2.2.2 记账凭证模板的设计

生成后的模板格式可以进行修改，但特别要注 意确保打开的是模板文件本身，而不是复件。 打开模板文件本身的方法是：先确定模板文件 的保存位置，然后单击工具栏上的“打开”按 钮，弹出“打开”对话框，单击“查找范围” 右边的下拉按钮，使查找范围为 C:\Windows\Application Data\Microsoft\Templates文件夹，并选取 “记账凭证模板”文件，再单击“打开”按钮， 即可打开模板文件本身。修改模板文件后，单 击工具栏的“保存”按钮，模板文件将以同名 存盘。

2.2.2 记账凭证模板的设计

为了防止模板中有些单元格的内容(、格式被破坏， 可利用Excel的保护功能。方法是，在保存被修改的 模板之前，先选定不需要保护的单元区域，然后右 击，弹出一个快捷方式，单击快捷菜单上的“设置 单元格格式”命令，弹出“单元格格式”对话框， 单击该对话框中的“保护”标签，单击“锁定”前 的复选框，撤消其选定，并单击“确定”按钮。接 着单击“工具”菜单中的“保护”、“保护工作表” 命令，弹出“保护工作表”对话框，单击“确定” 按钮，这样就设定了相关的单元格内容的保护。最 后，单击工具栏中的保存按钮，修改模板就完成了。

2.2.3 记账凭证的填制

要填制记账凭证时，单击“文件”菜单中的“新建” 命令，弹出“新建”对话框，从中选取“记账凭证 模板”。 基于凭证模板产生的文件被赋予一个临时名称，由 原来的模板名加上一个数字组成，即“记账凭证模 板1”。单击“编辑”菜单中的“移动或复制工作 表”,弹出“移动或复制工作表”对话框，选择将 选定工作表移至的位置，并单击“建立副本”,最 后单击“确定”按钮。在其中填制有关业务的会计 分录。所有记账凭证填制完成后，单击工具栏中的 “保存”按钮，在“另存为”对话框，在其中选择 保存位置，输入文件名并单击“保存”按钮。