上海电脑培训班——办公自动化基础知识

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第一章 办公自动化基础知识 第一节 办公自动化概述

第二节 常用办公自动化硬件设备 第三节 常用办公自动化软件简介

习题一

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第一节 办公自动化概述信息技术的发展推动了整个社会的信息化进程，并改 变了传统的办公模式。计算机、打印机、复印机等办公设 备的出现，更使得办公自动化的程度越来越高，这就需要

办公人员掌握办公自动化相应的操作技能，才能胜任现代化办公，逐步提高工作效率。

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一、办公自动化的概念 办公自动化的概念源于20世纪60年代初的美国等西

方发达国家。20世纪70年代，美国麻省理工学院教授M.C.Zisman为处于萌芽状态的办公自动化做出了如下定 义：办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统及 行为科学应用于传统的数据处理当中，以处理较复杂、 数量庞大且结构不明确的包括非数值型信息的办公事务

的一项综合技术。

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在20世纪80年代，国务院电子振兴办办公自动化专家会议对办公自动化做出了如下定义：办公自动化就是利用 先进的科学技术，不断使人的办公业务活动物化于人以外 的各种设备中，并由这些设备与办公室人员构成服务于某 种目标的人-机信息处理系统。

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办公自动化的目的是尽可能充分地利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量，辅助决策，获取更好的效果 以达到既定目标。一个完整的办公自动化系统包括信息采 集、信息加工、信息传输、信息保存4个基本环节，其核心 任务是为各领域不同层次的办公人员提供所需信息。

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同时，日本的人工智能专家渡部和先生对办公自动化 的概念做出了具有哲理性的解释，他对办公自动化的定义 如下：凡能够清楚地设置其指标的业务属于工厂型的事务，

将来应由办公室机器人来处理。办公自动化的目标应是提高工人们在办公室中的工作效率，使办公活动更加人性化。 这就意味着在办公系统中，人的活动集中于办公业务的核 心部分，而这些活动无论科学多发达都不能完全由机器来 取代。

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二、办公自动化的优点 在实际的办公活动中，借助于各种办公软件和现代化

办公设备，可以实现收发文管理、会议管理、远程办公、浏览信息、信息交流等功能，从而提高工作效率，使各种 办公活动高效、方便、快捷、顺利地进行。 目前，常用的办公自动化软件都具有其各自的功能模 块，这些模块所实现的功能实际上就是办公自动化的优点， 概括起来主要包括以下几个方面：

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(1)网络服务模块：提供电子邮件、电子公告、电子论 坛等功能，为用户创建方便快捷的信息传送和交流的平台。

(2)信息发布模块：用户可

以根据自身的需要定制网站，对外部以及内部发布各种信息。 (3)日常工作模块：用户可以使用该模块中的任务提示、 工作计划和日程安排等功能，安排管理日常工作。

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(4)行政管理模块：用户可以使用该模块中的会议 管理、员工档案、考勤、档案管理等功能为行政管理提供 帮助。

(5)后勤管理模块：用户可以使用该模块中的制度查询、学习培训、用餐及车辆预定等功能，减轻后勤工作 者的负担。 (6)系统管理模块：可用于管理本系统的工作人员、 用户组、权限以及系统维护等工作。

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第二节 常用办公自动化硬件设备在现代化办公活动中，离不开计算机、打印机、复印机、传真机、扫描仪、数码相机等办公设备的使用，借助于这些 设备，可在减轻工作强度的同时较大地提高工作效率。 一、计算机 计算机的出现，使科学技术得到了飞跃性的发展。在现

代化社会中，计算机已广泛应用于人类社会的各个方面，它已经成为人们不可缺少的好帮手。

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计算机之所以能够得到广泛的应用，这与它自身的众

多优点是分不开的，其优点主要包括以下几个方面：(1)运算速度快。运算速度快是计算机最显著的特 点，目前最快的巨型机计算速度可达到每秒上百亿次。 (2)计算精度高。计算机一般的有效数字都有十几 位，有些计算机的精度甚至达到上百位有效数字，这在精

密的科学计算中是非常有用的。

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(3)存储容量大。计算机具有强大的数据存储能力，通过计算机的存储器可以将原始数据、中间结果以及运算 指令等存储起来以备计算机调用。随着计算机存储容量的 不断增大，可存储记忆的信息量也越来越大。

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(4)判断能力强。计算机除了具有高速、高精度的计 算能力外，还 …… 此处隐藏：394字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……