QW-0021 合约、订单审查作业办法

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1 目的

明订合约及订单审查程序，确保买卖双方的权利义务，并确保本公司能达成合约及订单要求事项。

2 范围

2.1 订单

2.2 长期合约

2.3 产品规格书、样品、产品型录及安规、环规等买卖双方切事项。

3 职责

3.1 业务单位

3.1.1 对外代表公司与客户协商澄清相关订单、合约、产品规格书、样品及安规、环规

等之要求。

3.1.2 对内负责发起客户订单审查，并负责审查订单中之商业条款。

3.1.3 负责与生管部门良好沟通并做好产销协调以确保如期交货。

3.1.4 负责与工程、品管部门澄清相关规格书、样品、安规、环规等产品规格或品质标

准等，以达到订单及合约之要求。

3.1.5 接单.

3.1.6 订单变更之处置。

3.1.7 审核并确认与客户之交易条款、产品规格、产品价格、模具费、交期、交货地点

与付款方式等。

3.2 生管单位

3.2.1 审核客户订单及标准品样品之交期及数量。

3.2.2 交期及规格变更后之生产安排。

3.2.3 跟催订单生产及出货需求。

3.3 工程单位和品管单位

3.3.1审核客户提出之产品规格要求及首次订单以及双方长期合约之要求。

3.3.2 审核给客户之规格书,承认书以及安规,环规标准等。

3.3.3 审查型录内之产品规格、安规、环规等资料。

3.4 管理部门

3.4.1 产品型录之印制。

3.4.2 产品型录版本及发行数量之管制。

3.5 总经理

3.5.1 负责裁决订单审核中所产生之争议。

3.5.2 负责长期合约之签定。

4 管理项目

4.1 订单之审查

4.1.1 审查时机

4.1.1.1 接获客户书面订单或口头订单时

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4.1.2 程序

4.1.2.1 需求提出

客户透过口头或书面方式，提出订单需求。

4.1.2.2 审查

4.1.2.2.1 以客户之书面资料及传真为审查依据，若客户以口头方式下单，业务单

位需将客户要求填《订单确认单》。

4.1.2.2.2 若为新产品首次订单，业务部门需提出新产品规格鉴审记录单进行规格

审查与确认。若为旧产品订单规格变更，则需提出工程变更(ECN/ECR)

进行审查与变更。

4.1.2.2.3 业务单位

负责审查订单之价格、交期、规格及品质标准、交易条件与付款方式等

相关要求。

4.1.2.2.4 生管单位

负责审查订单交期、规格、数量、生产能力.

4.1.2.2.5 工程及品管单位

负责审查首次订单及客户所提之产品规格、安规、环规等变更.

4.1.2.3 审查需经所有相关单位同意，方可接受订单，若无法满足客户需求，由业务

单位负责与客户协商。若有争议由总经理裁处。协商后将协商内容加注于原

订单上，若需修改原订单，请业务将协商对象与内容记录于原订单上或由业

务填写《订单确认单》交与客户确认。各单位审查时必须填《订单审查记录》

4.1.2.4 审查通过后，由业务单位负责通知客户，若客户以口头下单则需将《订单确

认单》交与客户确认。若客户未在三日内签回，由承办人员在订单确认单内，

填写发生日期及确认内容。

4.1.2.5 审查通过后，生管单位依订单内容转成《厂内制令》、《物料需求单》。

4.2 订单之变更

4.2.1 客户要求变更

4.2.1.1 客户要求变更订单内容时以客户之书面资料为审核依据，业务部可填写《订

单变更通知单》通知生管，或在订单上直接写明变更内容交生管确认；若有

规格上之变更，需提出(ECN/ECR)进行工程变更经工程及品管部等确认。

4.2.1.2 变更订单需经原审核单位审核后方可变更，若无法达成客户要求，由业务单

位负责与客户沟通。若有争议由总经理裁处。

4.2.1.3 审查通过后，由业务单位负责通知客户，若客户以口头方式变更，则需将订

单变更通知单交与客户或以电话通知客户再传真文件确认。

4.2.1.4 审查通过后，生管单位依变更内容，变更《厂内制令》、《物料需求单》。

4.2.2 我方要求变更

4.2.2.1 变更内容如为我方提出，则需以口头或书面请求客户同意，待双方达成协议

后将协议结果记录于原订单上，或以传真文件通知客户。

4.3 长期合约

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4.3.1 长期合约应先由相关之单位审核后，再由业务部主管负责与客户签定长期合约，

合约之执行以双方签章之合约书为依据。

4.3.2 合约之变更需取消原合约另外签定新合约。

4.4 合约／订单保管作业

4.4.1 所有合约及订单签核后之原始文件及其必备附件，由文控整理后归档。

4.4.2 合约及订单归档应按客户别、区域别归类存放归档。

4.4.3 合约审查及合约相关之文件记录、保存期限为自合约到期日起保留壹年，销毁合

约应签奉总经理核准，若合约本身涉及法令或行政命令之限制，必须留存超过三

年，从法令或行政命令之规定。

4.4.4 订单及订单相关之文件、记录、保存至订单履行后壹年。

5 引用表单及编号

5.1 订单确认单(QR-0029)

5.2 订单变更通知单 (Q …… 此处隐藏：287字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……