文书管理办法(3)

文书管理办法

4.11.2文件之接收：文管中心於接收客戶或廠商提供的文件；如訂單、圖面規格、技

術規範、說明書、ISO標準時，無論郵寄或傳真均應先檢查是否有缺頁、模糊

不清或破損情況發生，若有則立即與客戶聯絡，要求補件作業，若無上述情況

則進行文件登錄。

4.11.3文件之發行、回收作業

4.11.3.1章(附件6.3)才能發行。

4.11.3.2文件以發行章日期為生效日期。

4.11.3.3修訂及廢止時，應由文管中心依配佈記錄全數回收舊版之文件銷毀記錄於

「文件分發／繳回記錄表」(附件6.2.11)

4.11.3.4對外發行之文件需蓋「參考用」(附件6.3)章即可發行。

4.11.4各單位如先行接收到外來文件時，應先送文管中心登錄及分發，並依內部文件

資料管理之收發流程辦理。

4.12文件保存、銷毀作業

4.12.1發行後之系統文件、程序書、組織文件、品質管理手冊及各式表單之原稿文件

均由文管中心列保管；外來文件發行後由相關單位自行保管。

4.12.2文管中心負責銷毀由各單位回收之舊版文件。

4.13文件之檔案管理

4.13.1對於現場使用之文件頇置於適當位置；非現場使用之文件由各單位集中管理。

4.13.2文件若發現有破損、缺頁、模糊不清時頇將該文件向文管中心申請補發，若不

足頇增加時，可要求文管中心補發，不得自行影印。

4.13.3文件如要移管時，頇填寫「文件移管申請表」(表單6.1.13)提出繳回，文管中

心同時在「文件分發／繳回記錄表」繳回欄內填記繳回數，「文件管制一覽表

」亦隨著變更。

4.13.4文管中心頇管理好文件，文件管理頇列入內部稽核項目中，以確保資料之正確

使用。

4.13.5因組織名稱有所更改時，原單位資料可延用於新變更後之組織單位使用。

4.13.6組織異動關係頇變更文件制訂部門時，頇由單位提「文件移管申請單」(附件

6.2.16)及內部簽呈單(附件6.2.8)進行修訂。

4.13.7管制性文件各單位皆不得於文件上任意塗改，如文件不合時宜應即依程序規定

提出申請。

4.13.8文件經修訂後，保存單位應將之登記錄於「文件管制一覽表」(附件6.2.10)。

５.相關文件及表單

印鑑管理辦法

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