文书管理办法

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O O工業股份有限公司

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O O 工業股份有限公司頁 2/7 次 文書管理辦法 版 總 務 單 位 制訂日期 91.10.01 00 次 4.4.6 所寄發之文件若係掛號函件，應取具郵局摯手之收據，登載或黏貼於一般文件 發文登記簿(附件 6.2.5),以備查考。 4.4.7 所寄文件若係無文號者，應登載於一般文件發文登記簿(附件 6.2.5)。 4.4.8 收發人員應每月定期盤點郵資，並編製郵資統計明細表(附件 6.2.6),交管理單 位主管核閱後，影本交會計單位入帳。 4.5 對內收發文 4.5.1 對內收發文除公告外(附件 6.2.7),原則上一律使用內部簽呈單(附件 6

.2.8) 辦理 簽辦。 4.5.2 內部簽呈單會辦各單位時應以文件遞送單(附件 6.2.9)為之。 4.5.3 對內發文，須依文號編碼原則編號。 4.5.4 對內發文由各發文單位為之。 4.6 內部文件與資料管制流程圖(附件 6.1) 4.7 內部文件管理 4.7.1 權責 4.7.1.1 文件分發、收回、銷毀、編碼及管制：文件管制中心。 4.7.1.2 文件管制中心：設於管理部。 4.7.1.3 外來文件收文登記移轉：管理部。 4.7.1.4 各相關單位負責各自之文件制定、維護之保存。 4.7.2 定義 4.7.2.1 文件：可用以追查所需達成之產品品質及品質管理系統是否有效運作之書 面化文書。 4.7.2.2 管制文件：須保持最新資料，於「文件管制一覽表」(附件 6.2.10)註明新版 次、 「文件分發/繳回記錄表」(附件 6.2.11)將過時資料依規定回收，例如： 品質管理手冊、管理辦法、工作指導書。 4.7.2.3 非管制文件：分發當時為最新資料，變更時無須再調回修正者。 4.7.2.4 品質管理手冊：本公司品質管理與品質保證制度的適當說明，作為實施及 維持公司品質管理制度及落實政策的指導方針。 4.7.2.5 管理辦法：完成品質管理手冊內工作所必須之組織、權責、運作方法、運 作流程及內容等細則及補充說明。 4.7.2.6 作業指導書：品質系統及管理辦法中各作業條件表、作業標準、檢查標準、 各類操作指導書等說明各作業之執行方法。 4.7.2.7 表單：將管理辦法或作業指導書類文件所規定之執行事項以表單、記錄呈 現執行之結果。 4.7.2.8 圖樣、規格書、國家標準、檢查標準、制品仕樣資料。 4.8 文件標準格式書寫管理內容 4.8.1 大綱架構 制 訂 部 門 文件編號 DT220P01

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O O 工業股份有限公司制 訂 部 門 文件編號 DT220P01

文書管理辦法總 務 單位 制訂日期 91.10.01

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4.8.1.1 辦法類 1.制訂目的 2.適用範圍 3.管理單位 4.作業內容 5.相關文件及表單 6.附件 4.8.1.2 指導類 1.制訂目的 2.適用範圍 3.管理單位 4.作業內容 4.8.2 內容格式 4.8.2.1.使用統一之表單。 4.8.2.2.以簡易明瞭之白話文書寫。 4.8.2.3 標準以條款方式撰寫，書寫方式採用橫寫(由左至右)。 4.8.2.4 辦法類之：5.相關文件及表單，若無相關文件及表單以「無」表示； 辦法流程圖統一置於：6.附件之「附件 6.1」 ;附件所列之表單需於其後加 上表單編號。 4.8.2.5 章節編碼以阿拉伯數字「1.、1.1、1.1.1、1.1.1.1、A、a」表示，大綱架構 編碼以全形阿拉伯數字表示；其餘章節編碼則以半形阿拉伯數字表示。 4.8.2.6 字體：公司抬頭以 18 級全真綜藝體、標題以 14 級細明體、其他中文採用 12 級細明體、英文字型以 Times New Roman 書寫。 4.8.2.7 章節位置區分：以退後 1 個字(即 2

個位元)為原則。例如： 4.作業程序 4.1 承辦單位 4.1.1 4.8.2.8 章節段落對齊：以每一章節第一個文字為對齊線。 每頁 36 行(行距：最小行高、行高：17pt)、每行 38 個字。 4.8.2.9 標點符號：除文字中之阿拉伯數字及「」()【】…等相對性符號以半形 、 、 表示外，均以全形表示。 4.8.3 文件版面設定(附件 6.2.12) 4.8.3.1 邊界：上→2.0cm、下→2.0cm、左→3.0cm(裝訂線)、右→2.0cm 與頁緣距離：頁首→0cm、頁尾→0cm 裝訂邊位置：◎左 4.8.3.2 紙張大小：A4210cm*297cm、紙張方向：縱向

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4.8.3.3 版面配置→框線→頁面框線：無 4.8.3.4 儲存檔案類型：以 Word 文件檔儲存。 4.9 文件編號系統：各類文件制訂、修訂均須由文管中心依文件編號系統管理。 4.9.1 文件編號系統：共 8 碼如下 Y S 2 2 0 P 0 1 — 0 1

流水號 文件類別 部門別 公司簡稱 (1)公司英文簡稱：YS (2)部門別 100→董事長室 110→總經理室 111→稽核室 120→副總經理室 200→管理部 210→人事單位 220→總務單位 230→採購單位 310→財務單位 320→股務單位 330→會計單位 300→財務部 500→企劃部 510→企劃單位 520→資訊單位 600→業務部 610→營業單位 700→生產部 710→全興裁剪廠 720→彰濱製管廠 800→北部辦事處 (3)文件類別管理編號 M→手冊類 P→辦法類 W→指導類 (4)本辦法所延伸出之表單，於該文件號碼後增加 3 碼，即-00表示，(明列於表單 之右上角),例如

4.9.2 由系統輸出之表單及報表以其輸格式為主，不以編號管制。 4.9.3 每頁如有修訂時，版本須變更(修訂如原本為 00 時變更為 01 版)同時表紙之頁 次版次管理欄上該頁之版本必須變更，總版本隨著變更。 4.10 文件制(修)訂、廢止作業 4.10.1 品質管理手冊由企劃部制(修)訂；辦法類由各部門主管制(修)訂；工作指導書 、表單由各主管指派並 …… 此处隐藏：771字，全部文档内容请下载后查看。喜欢就下载吧 ……