文件标准化管理办法

时间：2025-07-11

管理办法

文件标准化管理办法

（试行版）

修改记录

发送部门：

管理办法

1、目的：通过对公司文件资料的有效控制，确保工作现场使用唯一有效的文件资料，并形成统一规范的编写格式及处理程序；

2、范围：本管理办法适用于公司所有公务文书、文件和资料的管理；

3、定义：

3.1公文：是指公司在处理各种公务时使用的应用文书包括：决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复、函（电报）、会议纪要；

3.2制度（程序）：是指要求公司所有员工共同遵守的按一定程序办事的规程性文件；

3.3办法：是指公司针对某项工作依照其所需标准制定的管理的文件；

3.4标准：是指公司对某项工作应达到的要求进行规范和约定的文件；

3.5规章制度：公司各种制度、规定、办法的泛称；

3.6记录（表单）：指公司对某项工作的各工作环节、结果进行记录可供事后追溯该项工作完成质量的证据性文件，主要为表格形式；

4、权责：

4.1总经理负责公司办法、制度、标准、计划、表单和以公司名义下发的公文的批准；

4.2常务副总负责办法、制度、标准、计划、表单的审核；

4.3各部门负责本部门相关文件资料的编写、审核、校对工作；

4.4办公室负责以公司名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档，负责对各部门文件资料管理情况进行监督检查；

4.5各部门负责以本部门名义下发执行的各类文件资料的编号、发放、收回、作废销毁和归档；

5、内容

5.1文件资料的编写格式

5.1.1文件资料的用纸标准：

公司各类文件资料的正式编印一般用A4(210mm×297mm)型纸张；图纸表格等不宜减

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小时该页应按以上纸型尺寸折叠装订；张贴的公文用纸大小根据实际需要确定；

5.1.2文件和资料章、条、款的编排规则：

5.1.2.1 根据文件内容的编排划分“章”就是一个章节包括条和款，“条”是章的一个部分，“款”是章或条的一个层次；章、条、款均用阿拉伯数字编号；

5.1.2.2 “章”应左起顶格书写如第1章用“1、”标注，写该章的标题标题一行书写不够时可另起一行这一行的第一个字与标题的第一个字平排书写，章与章之间应空一行编排；

5.1.2.3 “条”在“章”的编号右下空一格加一个小圆点再写该条在该章所处的顺序，如第4章第1条用“4.1”表示后空一格书写该条的标题；如果一章的各条根据需要再分为若干下一层次的小条其编号表示方法同上，如第4章第2条再分3小条则分另表示为“4.2.1”、“4.2.2”、“4.2.3”如果“4.2.1”再分为2个小条则分别表示为“4.2.1.1、4.2.1.2”；条一般只划分到第三层次即只以4位数字表示为限下一层次的内容用“款”的形式进行叙述可用特殊符号“1）”编号；

5.1.3文件资料的字体、排版、装订标准

5.1.3.1公文类文件资料的字体、排版、装订标准:

1）标题应采用二号宋体加黑，正文采用三号宋体字，行距为1.5倍；

2）纵向行文排版时A4型纸页设置分别为: 上下边距为2厘米、左右边距为2.5厘米，上下行距为1.5倍行距；

3）横向行文排版时A4型纸页边距分别为: 上下边距为2.5厘米、左右边距为2厘米，上下行距为1.5倍行距；

4）非红头公文排版按印刷的标准纸张使用字体、行距应符合以上要求；

文件资料标题一般采用小二号黑体、正文采用小四号宋体字；章的标题采用小四号宋体字加粗；记录编号应在右上角用四号黑体字；

5.1.3.2一般文件资料(包括制度/程序、办法、标准)的字体、排版、装订标准:

1）封面:公司名称采用二号黑体加粗书写，标题采用小初宋体加黑书写，文件

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编号采用三号宋体加黑书写；

2）正文标题应采用小二宋体加黑，正文应采用小四号宋体字，页眉页脚采用五号黑体加黑书写；