文件级档案的整理

文件级档案的整理一、依据 二、定义 三、归档范围 四、整理原则 五、归档要求 六、整理方法

依据

国家档案局 《归档文件整理规则》 青岛市档案局 《归档文件整理规程》文件级 《青岛市企业档案分类编号办法》

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定义件:归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件， 文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件 与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、 名册、图册等一册(本)为一件，来文与复文可为一 件。 文件材料： 指企事业单位在生产、经营和管理等活 动中形成的各种形式和载体的记录 文件级档案：是档案的一种保管形式，即以文件为 保管单位的档案。它是目前国家正在推行的一种较 为简便的档案管理形式

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归档范围 企事业单位在筹备、建设运营发 展以及产权变动过程中形成的， 记录和反映本单位活动的，具有 依据和参考作用的文件材料

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整理原则遵循文件的形成规律， 保持文件之间的有机联系， 区分不同价值，便于保管 和利用。返回

归档要求

质量要求 数量要求 时间要求返回

质量要求 1、字迹清晰，材料耐久 2、归档的文件应为原件或具有凭 证作用 3、归档的文件应齐全、完整、准 确

齐全 是指文件材料不同的版本稿 次要全 完整 是指反映同一问题或方面的 文 件材料收集要全面 准确 是指文件材料是实际的真实 反映，图物相符，文事一致

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数量要求1、归档文件材料一般为一份，重要 的、利用频繁的和有特殊需要的可 适当增加份数 2、具有长期保存价值或具有凭证作 用的电子文件，应制成一套相应的 纸质文件一并归档返回

时间要求管理类文件一般应在办理完毕后，第二年上 半年归档 产品、科研、基建项目文件在项目结束后三 个月内归档，周期长的项目可分阶段、分单 项归档 外购设备或引进项目的文件在开箱验收或项 目接收后登记归档 会计文件在会计年度终了后，由财务部门整 理保存一年，次年上半年归档案室保存 返回

整理方法 装 分 排 编 编 装 订 类 列 号 目 盒

装订归档文件应按件装订。 装订时，正本在前，定稿在后；正文在前， 附件在后；原件在前，复制件在后；转发文 在前，被转发文在后；来文与复文作为一件 时，复文在前，来文在后。

分类归档文件可以采用年度——机构(问题)——保 管期限或保管期限——年度——机构(问题)等 方法进行分类。同一全宗应保持分类方案的 稳定。 (more)

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按年度分类 将文件按其形成年度分类。 按保管期限分类 将文件按划定的保管期限分类。 按机构(问题)分类 将文件按其形成或承办机构(

问题)分类(本项可 以视情况予以取舍)。

排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内， 按事由结合时间、重要程度等排列。会议文 件、统计报表等成套性文件可集中排列。

编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件 编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档 章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、 保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问 题)等选择项